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Legge federale
sull'archiviazione
(Legge sull'archiviazione, LAr) del 26 giugno 1998 (Stato 22 luglio 2003) L'Assemblea federale della Confederazione Svizzera, visto l'articolo 85 numero 1 della Costituzione federale1;
visto il messaggio del Consiglio federale del 26 febbraio 19972, decreta:
Sezione 1: Disposizioni generali
Art. 1
Scopo e campo d'applicazione 1 La presente legge disciplina l'archiviazione di documenti: a.
dell'Assemblea federale; b.
del Consiglio federale, dell'Amministrazione federale conformemente all'articolo 2 della legge federale del 21 marzo 19973 sull'organizzazione del
Governo e dell'Amministrazione, nonché delle formazioni dell'esercito; c.
delle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all'estero; d.4 del Tribunale penale federale e delle commissioni federali di ricorso e di arbitrato;
e.
degli istituti federali autonomi; f.
della Banca nazionale svizzera; g.
delle commissioni extraparlamentari; h.
di altre persone di diritto pubblico o privato, ad eccezione dei Cantoni, per
quanto esse adempiano compiti federali d'esecuzione a loro affidati; i.
di servizi federali che sono stati sciolti.
2 La presente legge si applica inoltre all'utilizzazione degli archivi della Confederazione da parte di organi della Confederazione stessa e da parte di terzi.
3 Il Tribunale federale e il Tribunale federale delle assicurazioni disciplinano l'archiviazione dei loro documenti conformemente ai principi della presente legge e dopo
aver consultato l'Archivio federale.
RU 1999 2243 1
RS 101
2
FF 1997 II 753 3
RS 172.010
4
Nuovo testo giusta il n. 2 dell'all. alla LF del 4 ott. 2002 sul Tribunale penale federale,
in vigore dal 1° ago. 2003 (RS 173.71).
152.1
Diritti fondamentali 2
152.1
Art. 2
Principio
1 Vengono archiviati tutti i documenti della Confederazione che hanno un valore
giuridico, politico, economico, storico, sociale o culturale.
2 L'archiviazione contribuisce alla certezza del diritto nonché alla gestione continua
e razionale dell'amministrazione. Realizza in particolare le condizioni necessarie
alla ricerca nel campo della storia e delle scienze sociali.
Art. 3
Definizioni
1 Ai sensi della presente legge sono documenti tutte le informazioni registrate, indipendentemente dal loro supporto, che sono state raccolte o prodotte nell'adempimento di compiti pubblici della Confederazione, nonché tutti i mezzi ausiliari e i
dati complementari necessari alla comprensione e all'utilizzazione di dette informazioni.
2 Si considerano archivi i documenti che sono stati ripresi dall'Archivio federale a
fini di conservazione o che vengono archiviati autonomamente da altri servizi conformemente ai principi della presente legge.
3 Hanno un valore archivistico i documenti che hanno un'importanza giuridica o
amministrativa o un grande valore informativo.
Sezione 2: Tutela dei documenti
Art. 4
Competenza in materia di archiviazione 1 L'Archivio federale archivia i documenti della Confederazione.
2 L'archiviazione di documenti dei Cantoni risultanti dall'esecuzione di compiti per
conto della Confederazione è di competenza dei Cantoni medesimi sempre che una
legge federale non disponga altrimenti.
3 La Banca nazionale svizzera nonché gli istituti autonomi designati dal Consiglio
federale si occupano essi stessi dell'archiviazione dei loro documenti conformemente ai principi della presente legge.
4 Il Tribunale penale federale e le commissioni federali di ricorso e di arbitrato
offrono all'Archivio federale di archiviare i loro documenti, sempre che non siano in
grado di occuparsi autonomamente dell'archiviazione conformemente ai principi
della presente legge.5 5 Le altre persone di diritto pubblico o privato che adempiono compiti federali
d'esecuzione a loro affidati si occupano in maniera autonoma dell'archiviazione dei
relativi documenti conformemente ai principi della presente legge o offrono all'Archivio federale di riprenderli. Il Consiglio federale emana un'ordinanza in tal senso.
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Nuovo testo giusta il n. 2 dell'all. alla LF del 4 ott. 2002 sul Tribunale penale federale,
in vigore dal 1° ago. 2003 (RS 173.71).
Archiviazione - LF
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152.1
Art. 5
Gestione dell'informazione e degli atti 1 L'Archivio federale garantisce ai servizi tenuti ad offrire i loro documenti una consulenza per quanto concerne l'organizzazione, la gestione, la conservazione e il versamento dei loro documenti. Può offrire detta consulenza anche ad altri servizi.
2 Ha il diritto di visitare i servizi di registratura o quelli incaricati della gestione
delle informazioni dei servizi tenuti ad offrire i loro documenti e di fare rilevamenti
in merito allo stato dei documenti da essi conservati.
3 Emana, all'attenzione dei servizi tenuti ad offrire i loro documenti, istruzioni relative: a.
alla gestione, alla conservazione e al versamento di documenti; b.
alla costituzione e alla gestione di archivi paralleli.
Art. 6
Obbligo di offerta dei documenti I servizi o le persone di cui all'articolo 1 capoverso 1 devono offrire all'Archivio
federale di riprendere tutti i documenti dei quali non hanno più bisogno in modo
permanente, sempre che non siano essi stessi competenti per la loro archiviazione.
Art. 7
Determinazione del valore archivistico e ripresa di documenti 1 L'Archivio federale determina, in collaborazione con i servizi di cui all'articolo 1
capoverso 1, il valore archivistico dei documenti.
2 I documenti dei quali è stato determinato il valore archivistico devono essere consegnati all'Archivio federale dai servizi tenuti ad offrirli. I servizi che non sono
tenuti ad offrire i loro documenti si occupano essi stessi dell'archiviazione.
3 L'Archivio federale può conservare provvisoriamente documenti considerati senza
valore archivistico qualora la legislazione federale preveda che essi devono essere
conservati.
Art. 8
Distruzione di documenti 1 I documenti che devono essere offerti non possono essere distrutti senza l'autorizzazione dell'Archivio federale.
2 L'Archivio federale non distrugge alcun documento senza l'autorizzazione del servizio che versa documenti (servizio mittente).
Sezione 3: Accessibilità agli archivi
Art. 9
Principio della libera consultazione e termine di protezione 1 Gli archivi della Confederazione sono accessibili al pubblico, a titolo gratuito,
dopo la scadenza di un termine di protezione di 30 anni, fatti salvi gli articoli 11 e
12.
Diritti fondamentali 4
152.1
2 I documenti che erano accessibili al pubblico già prima del loro versamento
all'Archivio federale lo restano anche in seguito.
Art. 10
Calcolo del termine di protezione Il termine di protezione decorre di regola dalla data dell'ultimo documento di una
pratica o di un fascicolo.
Art. 11
Proroga del termine di protezione per i dati personali 1 Gli archivi classificati in base a nomi di persona e contenenti dati personali degni
di particolare protezione o profili della personalità sono soggetti ad un termine di
protezione di 50 anni, salvo che la persona interessata ne abbia autorizzato la consultazione.
2 Il termine di protezione prorogato si estingue tre anni dopo la morte della persona
interessata. È fatto salvo l'articolo 12.
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Nel caso di ricerche che non si riferiscono espressamente a persone il dipartimento competente può autorizzare la consultazione durante la proroga del termine di protezione e limitarla per mezzo dell'imposizione di determinati oneri.
Art. 12
Altre restrizioni alla consultazione 1 Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone
alla consultazione di determinate categorie di archivi da parte di terzi, il Consiglio
federale può, mediante ordinanza, limitarne o vietarne la consultazione per una
durata limitata dopo la scadenza del termine di protezione.
2 Se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone nel
caso particolare alla consultazione di archivi da parte di terzi, il servizio mittente o
l'Archivio federale può limitarne o vietarne la consultazione per una durata limitata
dopo la scadenza del termine di protezione.
Art. 13
Consultazione durante il termine di protezione 1 Su richiesta dell'Archivio federale i servizi mittenti possono, già prima della scadenza dei termini di protezione di cui agli articoli 9, 11 o 12 capoverso 1, rendere
accessibili al pubblico i loro archivi o accordare a singole persone il diritto di consultarli, qualora non vi si opponga: a.
alcuna prescrizione legale né b.
alcun interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione.
2 Tali autorizzazioni si applicano alle stesse condizioni a tutti i richiedenti.
3 L'autorizzazione precisa in quale misura gli archivi possono essere consultati. La
consultazione può essere subordinata a oneri e condizioni; segnatamente può essere
stabilito che i dati personali vengano resi anonimi.
Archiviazione - LF
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152.1
4 Il Consiglio federale disciplina i dettagli della procedura d'autorizzazione e le
condizioni relative alla consultazione, sempre che non siano applicabili le disposizioni generali della procedura amministrativa.
Art. 14
Consultazione da parte dei servizi mittenti 1 I servizi mittenti possono consultare i documenti da essi versati anche durante il
termine di protezione.
2 Nel caso di dati personali i servizi mittenti possono, durante il termine di protezione, consultare i documenti da essi versati qualora ne abbiano bisogno: a.
come mezzi di prova; b.
a fini legislativi o giurisprudenziali; c.
per la valutazione a fini statistici; o d.
per una decisione in merito alla concessione, alla limitazione o al rifiuto del
diritto alla consultazione o all'informazione della persona interessata.
3 Sono fatte salve limitazioni previste da altri disciplinamenti legali.
4 Gli archivi non possono più essere modificati.
Art. 15
Informazioni destinate alle persone interessate; contestazione 1 La comunicazione di informazioni e la concessione della consultazione alle persone interessate sono disciplinate dalle disposizioni della legge federale del
19 giugno 19926 sulla protezione dei dati. I servizi mittenti decidono in merito al
rifiuto di fornire informazioni.
2 L'Archivio federale può inoltre differire o limitare la comunicazione di informazioni qualora essa sia incompatibile con una gestione amministrativa razionale.
3 Le persone interessate non possono esigere la distruzione o la rettifica di dati;
devono limitarsi a segnalarne il carattere litigioso o l'inesattezza.
Art. 16
Consultazione di lasciti e depositi 1 La consultazione di lasciti o depositi di persone fisiche o giuridiche è disciplinata
dalle disposizioni dei contratti di cessione.
2 In assenza di siffatte disposizioni, si applicano quelle relative agli archivi della
Confederazione.
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RS 235.1
Diritti fondamentali 6
152.1
Sezione 4: Organizzazione e utilizzazione
Art. 17
Altri compiti dell'Archivio federale 1 L'Archivio federale conserva gli archivi storici della Repubblica Elvetica, dell'epoca dell'Atto di mediazione e del periodo della Dieta.
2 Si impegna a mettere al sicuro archivi e lasciti di persone di diritto privato o pubblico che hanno un'importanza nazionale. Ai fini della ripresa di detti archivi può
stipulare contratti.
3 Provvede affinché gli archivi siano conservati in maniera sicura e adeguata, messi
in valore e diffusi e partecipa al loro sfruttamento.
4 L'Archivio federale lavora in collaborazione con i servizi della Confederazione,
con i Cantoni e con i privati. Si adopera ai fini del promovimento dell'archivistica.
Collabora con organizzazioni nazionali e internazionali attive in questo ambito.
Art. 18
Prestazioni di servizio speciali 1 Il Consiglio federale può autorizzare l'Archivio federale, nell'ambito di un mandato di prestazioni, a fornire, nei limiti delle sue competenze, prestazioni di servizio
particolari a terzi, segnatamente lavori di restauro e di conservazione, nonché consulenze in materia di gestione dell'informazione. Queste prestazioni sono convenute
in contratti di diritto privato.
2 Le prestazioni possono essere fornite soltanto a titolo di attività accessorie nell'adempimento di mansioni legali e non possono essere offerte al di sotto del prezzo
di costo.
Art. 19
Utilizzazione degli archivi a fini commerciali 1 L'utilizzazione degli archivi a fini commerciali necessita di un'autorizzazione.
2 L'autorizzazione può essere subordinata alla conclusione di un contratto che disciplini l'entità dell'utilizzazione ed un'eventuale partecipazione della Confederazione
agli utili.
3 Il Consiglio federale disciplina le condizioni, la procedura e le competenze per
l'autorizzazione e la conclusione del contratto relativo all'utilizzazione degli archivi
a fini commerciali.
Art. 20
Inalienabilità e imprescrittibilità 1 Gli archivi della Confederazione sono inalienabili. Il Consiglio federale può prevedere eccezioni per via d'ordinanza.
2 Terzi non possono acquisire gli archivi nemmeno per prescrizione.
Art. 21
Regolamento relativo all'utilizzazione; provvedimenti amministrativi L'Archivio federale emana un regolamento relativo all'utilizzazione. In esso può
segnatamente prevedere che alle persone che abbiano violato in modo grave le
Archiviazione - LF
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152.1
disposizioni della presente legge o il regolamento relativo all'utilizzazione venga
negato l'accesso all'Archivio federale.
Art. 22
Esemplari giustificativi Un esemplare giustificativo di tutti i lavori e di tutte le pubblicazioni che si fondano
interamente o parzialmente sugli archivi dell'Archivio federale deve essere consegnato gratuitamente a quest'ultimo.
Sezione 5: Disposizione penale
Art. 23
Chiunque rende note informazioni provenienti da archivi soggetti al termine di protezione o in altro modo espressamente sottratti alla pubblicazione è punito con
l'arresto o con la multa, sempre che non si sia in presenza di una fattispecie penale
più grave.
Sezione 6: Disposizioni finali
Art. 24
Esecuzione
1 Il Consiglio federale emana le disposizioni d'esecuzione.
2 Disciplina le modalità di versamento e di archiviazione di documenti di servizio di
persone che, in virtù di un mandato, esercitano un'attività di diritto privato per conto
della Confederazione.
Art. 25
Modifica del diritto vigente La legge federale del 19 giugno 19927 sulla protezione dei dati è modificata come
segue:
Art. 36
cpv. 2 Abrogato
Art. 26
Disposizione transitoria 1 Le disposizioni della presente legge sostituiscono quelle del decreto federale del
9 ottobre 19928 concernente la consultazione dei documenti del Ministero pubblico
della Confederazione, una volta scaduta la durata di validità di detto decreto.
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RS 235.1. La modificazione qui appresso è stata inserita nella LF menzionata.
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RS 172.213.54
Diritti fondamentali 8
152.1
2 I documenti di cui nel citato decreto non possono essere consultati dall'amministrazione per 50 anni a decorrere dalla data dell'ultimo documento di una pratica o
di un fascicolo.
Art. 27
Referendum ed entrata in vigore 1 La presente legge sottostà al referendum facoltativo.
2 Il Consiglio federale ne determina l'entrata in vigore.
Data dell'entrata in vigore: 1° ottobre 19999 9
DF dell'8 sett. 1999 (RU 1999 2250).