Art. 1 Objet
La présente ordonnance règle l'exploitation et l'utilisation du système d'information E-VERA (E-VERA) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).
235.22
du 17 août 2016 (État le 1er janvier 2024)
Le Conseil fédéral suisse,
vu l'art. 29, al. 1, let. a, de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères1,
vu l'art. 63, al. 2, de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l'étranger (LSEtr)2,3
arrête:
La présente ordonnance règle l'exploitation et l'utilisation du système d'information E-VERA (E-VERA) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).
E-VERA permet au DFAE de remplir ses tâches consulaires au sein des représentations suisses à l'étranger (représentations) et de la Direction consulaire (DC), en particulier pour:
La DC est responsable d'E-VERA.
E-VERA consiste en une base de données et un guichet en ligne.
1 Sont traitées dans E-VERA les données relatives aux personnnes ci‑après:
2 Le traitement des données s'effectue conformément à l'annexe 1.
1 Toutes les données sont saisies dans E-VERA par les représentations. Le système attribue automatiquement un numéro à toute personne qui y est saisie.
1bis Les communes suisses peuvent transmettre sous forme électronique à E-VERA les annonces des personnes visées à l'art. 5, let. a à d, qui partent à l'étranger (art. 12, al. 4, LSEtr) ou qui rentrent en Suisse (art. 13, al. 3, LSEtr). Les données relatives au retour en Suisse sont reprises dans E-VERA.6
1ter E-VERA vérifie si les données relatives à l'identité de la personne saisies dans le système correspondent à celles qui figurent dans le registre de l'état civil (art. 39 CC7). Les données saisies dans E-VERA de manière erronée y sont corrigées et, le cas échéant, complétées.8
2 Les numéros AVS saisis dans E-VERA sont vérifiés conformément aux art. 133bis et 134quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l'assurance-vieillesse et survivants9 et, le cas échéant, corrigés. La Centrale de compensation (CdC) attribue un numéro AVS aux personnes qui n'en ont pas.10
3 E-VERA vérifie par consultation en ligne si les personnes qui y sont saisies sont inscrites dans le système de recherches informatisées de police (RIPOL) en raison d'un crime ou d'un délit. Le résultat de la consultation n'est pas enregistré dans E‑VERA.
6 Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
8 Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
10 Nouvelle teneur selon l'annexe ch. II 11 de l'O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le 1er janv. 2022 (RO 2021 800).
1 Les représentations et la DC disposent de tous les droits de traitement pour l'ensemble des données figurant dans E-VERA.
2 Les personnes visées à l'art. 5 peuvent consulter les données mentionnées à l'annexe 1 qui les concernent ou qui concernent leurs proches vivant dans le même foyer conformément aux droits dont elles disposent pour accéder au guichet en ligne; ce dernier leur permet en outre de requérir des prestations consulaires, de demander que des données inexactes ou périmées soient modifiées et de transmettre des documents par voie électronique.11
3 Les services énumérés ci-après peuvent consulter en ligne les données mentionnées à l'annexe 1 pour les motifs suivants:
4 L'unité Informatique DFAE dispose des droits d'accès nécessaires à l'accomplissement de ses tâches.
5 Les autorités responsables du registre électoral disposent des droits nécessaires pour obtenir, sur le guichet en ligne, les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote.12
11 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
12 Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
1 Les représentations et la DC peuvent communiquer à des services de sauvetage, des représentations étrangères et des autorités locales les données saisies dans E‑VERA concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe, si cela est dans l'intérêt de ces dernières.
2 Les données mentionnées à l'annexe 1 sont transmises automatiquement et sous forme chiffrée aux services énumérés ci-après:
3 Les représentations et la DC peuvent également communiquer des données saisies dans E-VERA à d'autres autorités, si ces dernières ont besoin de ces données pour accomplir leurs tâches.
4 Les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote sont transmises de manière automatique et chiffrée aux autorités responsables du registre électoral, ou mises à leur disposition au moyen du guichet en ligne.15
15 Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
Les documents traités dans E-VERA sont classés dans le système de gestion des affaires pertinent. Une fois traités, ils sont effacés d'E-VERA.
16 Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
1 Les données relatives à une personne sont détruites cinq ans après la saisie de l'une des indications énumérées ci-après, mais au plus tard après que la personne concernée a atteint l'âge de 115 ans:18
2 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l'archivage.
17 Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 31 de l'O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).
18 Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 31 de l'O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).
1 La personne responsable de l'application attribue les droits d'accès individuels aux utilisateurs d'E-VERA.
2 La DC vérifie chaque année si les conditions relatives aux droits d'accès sont toujours remplies.
1 L'unité Informatique DFAE est responsable de l'exploitation technique d'E‑VERA.
2 L'administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications.
3 La personne responsable de l'application sert d'interface entre l'administrateur système et les utilisateurs. Elle est rattachée à la DC.
1 E-VERA dispose d'une interface avec le système d'information EDAssist+.
2 L'annexe 2 indique les données qui sont transmises par E-VERA au système d'information EDAssist+ et précise à quelle périodicité elles doivent l'être.
3 Les documents visés à l'art. 7, al. 2, sont transmis à EDAssist+ au moyen d'une interface dans la mesure où le DFAE en a besoin pour effectuer les tâches décrites à l'art. 3 de l'ordonnance du 18 juin 2021 sur les systèmes d'information consulaires du Département fédéral des affaires étrangères20.
4 Les données nécessaires à la création de dossiers personnels électroniques dans le système standardisé de gestion des affaires GEVER sont transmises au système au moyen d'une interface.
19 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
1 La DC et les représentations veillent à ce que les données personnelles soient traitées dans E-VERA conformément aux prescriptions en vigueur.
2 Elles s'assurent que les données personnelles saisies sont exactes, complètes et à jour.
1 La sécurité des données et la sécurité de l'information sont régies par:21
2 La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.
21 Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 12 de l'O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l'information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).
22 Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 31 de l'O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).
24 Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 12 de l'O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l'information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).
26 Abrogée par l'annexe ch. 12 de l'O du 24 fév. 2021, avec effet au 1er avr. 2021 (RO 2021 132).
1 Les accès à E-VERA et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.27
27 Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 31 de l'O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).
L'ordonnance VERA du 7 juin 200428 est abrogée.
28 [RO 2004 2997, 2007 6719 annexe ch. 4, 2012 337 art. 19]
Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:
…29
29 Les mod. peuvent être consultées au RO 2016 2933.
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 2016.
30 Nouvelle teneur selon le ch. II de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).
(art. 5, al. 2)
Explication des signes
Bénéficiaires de droits d'accès / destinataires de données |
Droits de traitement |
||||
---|---|---|---|---|---|
Représentations |
Représentations suisses à l'étranger |
A |
Tous les droits de traitement |
||
DC |
Direction consulaire |
B |
Droit de lecture |
||
Organe |
Organe pour la protection des données, la transparence et la sécurité de l'information DFAE |
C |
Droit de requête et droit de lecture |
||
la transparence et la sécurité de l'information |
D |
Transmission des données sous forme chiffrée |
|||
AI |
Audit interne DFAE |
||||
KMZ |
Centre de gestion des crises |
||||
CSC |
Caisse suisse de compensation |
||||
CdC |
Centrale de compensation |
||||
OFS |
Office fédéral de la statistique |
Données |
Représentations |
DC |
Organe |
AI |
KMZ |
Bureau des passeports DFAE |
CSC |
CdC |
OFS |
Personnes concernées (art. 5) |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Nom |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Prénom |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Date de naissance |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Lieu de naissance |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Sexe |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
État civil |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Lieu d'origine |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B |
D |
C |
Nationalité / Droit de cité |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Indications relatives à la naturalisation, perte de la nationalité: lieu, date, autorité, force de chose jugée |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Formule de civilité |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Titre |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Numéro AVS |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Niveau d'éducation |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Profession: dénomination de la profession, catégorie professionnelle, diplôme le plus élevé obtenu, date de saisie |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Indications relatives à des faits d'état civil: mariage, divorce, enregistrement du partenariat, dissolution du partenariat, séparation, début de la séparation, fin de la séparation, motif de dissolution de l'union, annulation, adoption, naissance, changement de nom, attestation officielle, date, lieu, jugement, date d'entrée en force |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Indications relatives au décès: date, lieu, mode de signalement |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Langue |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
C |
Langue de correspondance |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Indications relatives à l'époux / à l'épouse, au partenaire / à la partenaire: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B |
C |
|
Indications relatives aux enfants et à l'autorité parentale: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS, détenteurs de l'autorité parentale |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B |
C |
|
Coordonnées: adresses, données GPS, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de fax |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B |
D |
C |
Indications relatives à la circonscription consulaire |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
D |
C |
|
Numéro personnel tel que prévu à l'art. 6, al. 1 |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
D |
|
Indications relatives aux parents: nom, prénom |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
B / D |
C |
|
Indications relatives aux personnes à contacter en cas de décès: nom, prénom, coordonnées |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
C |
||
Indications en cas d'urgence (facultatif): caisse-maladie, assurance voyage, directives anticipées, testament et adresse en cas d'urgence |
A |
A |
B |
B |
B |
C |
||||
Indications relatives au départ: date, lieu de destination, adresse, motif |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
D |
C |
|
Indications relatives à l'arrivée: date, lieu de provenance, adresse, motif |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
D |
C |
|
Indications relatives au droit de vote: date de l'annonce d'arrivée / |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Annonce d'arrivée / de départ |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
C |
||
Identifiants d'accès au guichet en ligne E-VERA |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Passeport: numéro du passeport, date d'établissement, autorité d'établissement, date d'expiration |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
||||
Déclaration de perte: document de voyage, type, numéro, motif, lieu, date, rapport de police, date d'établissement, autorité d'établissement, date d'expiration, date de déclaration |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Avis de disparition: date, autorité, lieu |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B / D |
C |
||
Vérification-RIPOL |
B |
B |
||||||||
Dépôt: type, numéro du document d'identité, date de prise en dépôt et date de restitution |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Personne d'intérêt dans le cadre de tâches diplomatiques |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
||||
Abonnements à des publications |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Obligation de s'annoncer (militaires) |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
(art. 12)
Système d'information |
Données personnelles |
Périodicité |
---|---|---|
EDAssist+ |
|
Selon besoin |