Ordonnance
sur le système d'information E-VERA

(O E-VERA)

du 17 août 2016 (État le 1^er janvier 2024)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l'art. 29, al. 1, let. a, de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères¹,
vu l'art. 63, al. 2, de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l'étranger (LSEtr)²,³

arrête:

¹ RS 235.2

² RS 195.1

³ Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1^er déc. 2023 (RO 2023 636).

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

La présente ordonnance règle l'exploitation et l'utilisation du système d'information E-VERA (E-VERA) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2 But du système d'information

E-VERA permet au DFAE de remplir ses tâches consulaires au sein des représentations suisses à l'étranger (représentations) et de la Direction consulaire (DC), en particulier pour:

a.: la tenue du registre des Suisses de l'étranger;
b.: la communication avec les Suisses de l'étranger;
c.: la gestion et l'envoi de publications;
d.: l'établissement de relevés et de statistiques;
e: la gestion de crises et de catastrophes;
f.: le concours prêté à la Caisse suisse de compensation (CSC) dans le cadre de l'assurance facultative conformément à l'art. 2 de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l'assurance-vieillesse et survivants (LAVS)⁴ et à l'art. 3 de l'ordonnance du 26 mai 1961 concernant l'assurance-vieillesse, survivants et invalidité facultative (OAF)⁵.

⁴ RS 831.10

⁵ RS 831.111

Art. 3 Responsabilité

La DC est responsable d'E-VERA.

Art. 4 Structure

E-VERA consiste en une base de données et un guichet en ligne.

Section 2 Traitement des données

Art. 5 Personnes saisies dans E-VERA

¹ Sont traitées dans E-VERA les données relatives aux personnnes ci‑après:

a.: Suisses de l'étranger;
b.: époux et partenaires enregistrés de personnes visées à la let. a;
c.: enfants de personnes visées aux let. a et b;
d.: parents étrangers de Suisses de l'étranger mineurs;
e.: personnes et leurs proches pour lesquels la Suisse assume des fonctions de protection ou pour lesquels elle assure la protection d'intérêts étrangers.

² Le traitement des données s'effectue conformément à l'annexe 1.

Art. 6 Saisie et vérification des données

¹ Toutes les données sont saisies dans E-VERA par les représentations. Le système attribue automatiquement un numéro à toute personne qui y est saisie.

^1bis Les communes suisses peuvent transmettre sous forme électronique à E-VERA les annonces des personnes visées à l'art. 5, let. a à d, qui partent à l'étranger (art. 12, al. 4, LSEtr) ou qui rentrent en Suisse (art. 13, al. 3, LSEtr). Les données relatives au retour en Suisse sont reprises dans E-VERA.⁶

^1ter E-VERA vérifie si les données relatives à l'identité de la personne saisies dans le système correspondent à celles qui figurent dans le registre de l'état civil (art. 39 CC⁷). Les données saisies dans E-VERA de manière erronée y sont corrigées et, le cas échéant, complétées.⁸

² Les numéros AVS saisis dans E-VERA sont vérifiés conformément aux art. 133^bis et 134^quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l'assurance-vieillesse et survivants⁹ et, le cas échéant, corrigés. La Centrale de compensation (CdC) attribue un numéro AVS aux personnes qui n'en ont pas.¹⁰

³ E-VERA vérifie par consultation en ligne si les personnes qui y sont saisies sont inscrites dans le système de recherches informatisées de police (RIPOL) en raison d'un crime ou d'un délit. Le résultat de la consultation n'est pas enregistré dans E‑VERA.

⁶ Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1^er déc. 2023 (RO 2023 636).

⁷ RS 210

⁸ Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1^er déc. 2023 (RO 2023 636).

⁹ RS 831.101

¹⁰ Nouvelle teneur selon l'annexe ch. II 11 de l'O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le 1^er janv. 2022 (RO 2021 800).

Art. 7 Droits de traitement

¹ Les représentations et la DC disposent de tous les droits de traitement pour l'ensemble des données figurant dans E-VERA.

² Les personnes visées à l'art. 5 peuvent consulter les données mentionnées à l'annexe 1 qui les concernent ou qui concernent leurs proches vivant dans le même foyer conformément aux droits dont elles disposent pour accéder au guichet en ligne; ce dernier leur permet en outre de requérir des prestations consulaires, de demander que des données inexactes ou périmées soient modifiées et de transmettre des documents par voie électronique.¹¹

³ Les services énumérés ci-après peuvent consulter en ligne les données mentionnées à l'annexe 1 pour les motifs suivants:

a.: l'Organe pour la protection des données, la transparence et la sécurité de l'information DFAE: pour la fourniture de renseignements en réponse à des demandes concernant son domaine de compétence;
b.: l'Audit interne DFAE: pour la préparation et la réalisation d'audits dans les représentations à l'étranger;
c.: le Centre de gestion des crises du DFAE: pour la localisation rapide de ressortissants suisses dans les situations de crise;
d.: le Bureau des passeports DFAE: pour l'identification des titulaires de passeports diplomatiques ou de service à l'étranger;
e.: la CSC: pour l'accomplissement des tâches prévues par la loi dans le domaine de l'AVS/AI;
f.: la CdC: pour l'attribution du numéro AVS.

⁴ L'unité Informatique DFAE dispose des droits d'accès nécessaires à l'accomplissement de ses tâches.

⁵ Les autorités responsables du registre électoral disposent des droits nécessaires pour obtenir, sur le guichet en ligne, les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote.¹²

¹¹ Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1^er déc. 2023 (RO 2023 636).

¹² Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1^er déc. 2023 (RO 2023 636).

Art. 8 Communication de données

¹ Les représentations et la DC peuvent communiquer à des services de sauvetage, des représentations étrangères et des autorités locales les données saisies dans E‑VERA concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe, si cela est dans l'intérêt de ces dernières.

² Les données mentionnées à l'annexe 1 sont transmises automatiquement et sous forme chiffrée aux services énumérés ci-après:

a.: l'Office fédéral de la statistique: dans le cadre de l'ordonnance du 30 juin 1993 sur les relevés statistiques¹³ et de l'ordonnance du 21 novembre 2007 sur l'harmonisation des registres¹⁴;
b.: la CSC: pour la réalisation des mutations signalées par les représentations et qui concernent des dossiers gérés par la CSC;
c.: la CdC: pour la vérification et l'attribution du numéro AVS.

³ Les représentations et la DC peuvent également communiquer des données saisies dans E-VERA à d'autres autorités, si ces dernières ont besoin de ces données pour accomplir leurs tâches.

⁴ Les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote sont transmises de manière automatique et chiffrée aux autorités responsables du registre électoral, ou mises à leur disposition au moyen du guichet en ligne.¹⁵

¹³ RS 431.012.1

¹⁴ RS 431.021

¹⁵ Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1^er déc. 2023 (RO 2023 636).

Art. 8a¹⁶ Traitement des documents

Les documents traités dans E-VERA sont classés dans le système de gestion des affaires pertinent. Une fois traités, ils sont effacés d'E-VERA.

¹⁶ Introduit par le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1^er déc. 2023 (RO 2023 636).

Art. 9 Destruction des données¹⁷

¹ Les données relatives à une personne sont détruites cinq ans après la saisie de l'une des indications énumérées ci-après, mais au plus tard après que la personne concernée a atteint l'âge de 115 ans:¹⁸

a.: départ annoncé;
b.: personne décédée;
c.: enfant mort-né;
d.: décès sans acte de décès;
e.: personne disparue.

² Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l'archivage.

¹⁷ Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 31 de l'O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1^er sept. 2023 (RO 2022 568).

¹⁸ Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 31 de l'O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1^er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 3 Droits d'accès et exploitation

Art. 10 Attribution des droits d'accès

¹ La personne responsable de l'application attribue les droits d'accès individuels aux utilisateurs d'E-VERA.

² La DC vérifie chaque année si les conditions relatives aux droits d'accès sont toujours remplies.

Art. 11 Exploitation technique et administration du système

¹ L'unité Informatique DFAE est responsable de l'exploitation technique d'E‑VERA.

² L'administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications.

³ La personne responsable de l'application sert d'interface entre l'administrateur système et les utilisateurs. Elle est rattachée à la DC.

Art. 12¹⁹ Interfaces

¹ E-VERA dispose d'une interface avec le système d'information EDAssist+.

² L'annexe 2 indique les données qui sont transmises par E-VERA au système d'information EDAssist+ et précise à quelle périodicité elles doivent l'être.

³ Les documents visés à l'art. 7, al. 2, sont transmis à EDAssist+ au moyen d'une interface dans la mesure où le DFAE en a besoin pour effectuer les tâches décrites à l'art. 3 de l'ordonnance du 18 juin 2021 sur les systèmes d'information consulaires du Département fédéral des affaires étrangères²⁰.

⁴ Les données nécessaires à la création de dossiers personnels électroniques dans le système standardisé de gestion des affaires GEVER sont transmises au système au moyen d'une interface.

¹⁹ Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1^er déc. 2023 (RO 2023 636).

²⁰ RS 852.12

Section 4 Sécurité des données

Art. 13 Devoirs de diligence

¹ La DC et les représentations veillent à ce que les données personnelles soient traitées dans E-VERA conformément aux prescriptions en vigueur.

² Elles s'assurent que les données personnelles saisies sont exactes, complètes et à jour.

Art. 14 Sécurité des données

¹ La sécurité des données et la sécurité de l'information sont régies par:²¹

a.²²: l'ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données²³;
b.²⁴: l'ordonnance du 8 novembre 2023 sur la sécurité de l'information²⁵;
c.²⁶: …

² La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

²¹ Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 12 de l'O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l'information, en vigueur depuis le 1^er janv. 2024 (RO 2023 735).

²² Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 31 de l'O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1^er sept. 2023 (RO 2022 568).

²³ RS 235.11

²⁴ Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 12 de l'O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l'information, en vigueur depuis le 1^er janv. 2024 (RO 2023 735).

²⁵ RS 128.1

²⁶ Abrogée par l'annexe ch. 12 de l'O du 24 fév. 2021, avec effet au 1^er avr. 2021 (RO 2021 132).

Art. 15 Journalisation

¹ Les accès à E-VERA et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

² Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.²⁷

²⁷ Nouvelle teneur selon l'annexe 2 ch. II 31 de l'O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1^er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 5 Dispositions finales

Art. 16 Abrogation d'un autre acte

L'ordonnance VERA du 7 juin 2004²⁸ est abrogée.

²⁸ [RO 2004 2997, 2007 6719 annexe ch. 4, 2012 337 art. 19]

Art. 17 Modification d'autres actes

Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:

…²⁹

²⁹ Les mod. peuvent être consultées au RO 2016 2933.

Art. 18 Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1^er septembre 2016.

Annexe 1³⁰

³⁰ Nouvelle teneur selon le ch. II de l'O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1^er déc. 2023 (RO 2023 636).

(art. 5, al. 2)

Droits de traitement

Explication des signes

Bénéficiaires de droits d'accès / destinataires de données		Droits de traitement
Représentations	Représentations suisses à l'étranger	A	Tous les droits de traitement
DC	Direction consulaire	B	Droit de lecture
Organe	Organe pour la protection des données, la transparence et la sécurité de l'information DFAE	C	Droit de requête et droit de lecture
	la transparence et la sécurité de l'information	D	Transmission des données sous forme chiffrée
AI	Audit interne DFAE
KMZ	Centre de gestion des crises
CSC	Caisse suisse de compensation
CdC	Centrale de compensation
OFS	Office fédéral de la statistique

Données	Représentations	DC	Organe	AI	KMZ	Bureau des passeports DFAE	CSC	CdC	OFS	Personnes concernées (art. 5)
Nom	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Prénom	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Date de naissance	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Lieu de naissance	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Sexe	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
État civil	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Lieu d'origine	A	A	B	B	B	B	B / D	B	D	C
Nationalité / Droit de cité	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Indications relatives à la naturalisation, perte de la nationalité: lieu, date, autorité, force de chose jugée	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Formule de civilité	A	A	B	B	B	B	D			C
Titre	A	A	B	B	B	B	D			C
Numéro AVS	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Niveau d'éducation	A	A	B	B	B	B			D	C
Profession: dénomination de la profession, catégorie professionnelle, diplôme le plus élevé obtenu, date de saisie	A	A	B	B	B	B			D	C
Indications relatives à des faits d'état civil: mariage, divorce, enregistrement du partenariat, dissolution du partenariat, séparation, début de la séparation, fin de la séparation, motif de dissolution de l'union, annulation, adoption, naissance, changement de nom, attestation officielle, date, lieu, jugement, date d'entrée en force	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Indications relatives au décès: date, lieu, mode de signalement	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Langue	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D	C
Langue de correspondance	A	A	B	B	B	B			D	C
Indications relatives à l'époux / à l'épouse, au partenaire / à la partenaire: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS	A	A	B	B	B	B	B / D	B		C
Indications relatives aux enfants et à l'autorité parentale: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS, détenteurs de l'autorité parentale	A	A	B	B	B	B	B / D	B		C
Coordonnées: adresses, données GPS, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de fax	A	A	B	B	B	B	B / D	B	D	C
Indications relatives à la circonscription consulaire	A	A	B	B	B	B	B / D		D	C
Numéro personnel tel que prévu à l'art. 6, al. 1	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D	D
Indications relatives aux parents: nom, prénom	A	A	B	B	B	B	B / D	B / D		C
Indications relatives aux personnes à contacter en cas de décès: nom, prénom, coordonnées	A	A	B	B	B	B	B / D			C
Indications en cas d'urgence (facultatif): caisse-maladie, assurance voyage, directives anticipées, testament et adresse en cas d'urgence	A	A	B	B	B					C
Indications relatives au départ: date, lieu de destination, adresse, motif	A	A	B	B	B	B	B / D		D	C
Indications relatives à l'arrivée: date, lieu de provenance, adresse, motif	A	A	B	B	B	B	B / D		D	C
Indications relatives au droit de vote: date de l'annonce d'arrivée / de départ, commune de vote, langue du matériel de vote	A	A	B	B	B	B			D	C
Annonce d'arrivée / de départ	A	A	B	B	B	B	B / D			C
Identifiants d'accès au guichet en ligne E-VERA	A	A	B	B	B	B				C
Passeport: numéro du passeport, date d'établissement, autorité d'établissement, date d'expiration	A	A	B	B	B	B
Déclaration de perte: document de voyage, type, numéro, motif, lieu, date, rapport de police, date d'établissement, autorité d'établissement, date d'expiration, date de déclaration	A	A	B	B	B	B				C
Avis de disparition: date, autorité, lieu	A	A	B	B	B	B	B / D			C
Vérification-RIPOL	B	B
Dépôt: type, numéro du document d'identité, date de prise en dépôt et date de restitution	A	A	B	B	B	B				C
Personne d'intérêt dans le cadre de tâches diplomatiques	A	A	B	B	B	B
Abonnements à des publications	A	A	B	B	B	B				C
Obligation de s'annoncer (militaires)	A	A	B	B	B	B

Annexe 2

(art. 12)

Catalogue de données et périodicité

Système d'information	Données personnelles	Périodicité
EDAssist+	a. Nom b. Prénom c. Données d'adresse et moyens de communication (coordonnées) d. Date de naissance e. Sexe f. Langues g. Lieux d'origine h. Nationalités i. Numéro AVS j. Numéro personnel	Selon besoin

Ordonnance sur le système d'information E-VERA

(O E-VERA)

Ordonnance
sur le système d'information E-VERA