Art. 1 Objet
La présente ordonnance règle l'exploitation et l'utilisation du système d'information E-VERA (E-VERA) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).
235.22
du 17 août 2016 (Etat le 1er janvier 2022)
Le Conseil fédéral suisse,
vu l'art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères1,
vu l'art. 63, al. 2, de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l'étranger2,
arrête:
La présente ordonnance règle l'exploitation et l'utilisation du système d'information E-VERA (E-VERA) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).
E-VERA permet au DFAE de remplir ses tâches consulaires au sein des représentations suisses à l'étranger (représentations) et de la Direction consulaire (DC), en particulier pour:
La DC est responsable d'E-VERA.
E-VERA consiste en une base de données et un guichet en ligne.
1 Sont traitées dans E-VERA les données relatives aux personnnes ci‑après:
2 Le traitement des données s'effectue conformément à l'annexe 1.
1 Toutes les données sont saisies dans E-VERA par les représentations. Le système attribue automatiquement un numéro à toute personne qui y est saisie.
2 Les numéros AVS saisis dans E-VERA sont vérifiés conformément aux art. 133bis et 134quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l'assurance-vieillesse et survivants5 et, le cas échéant, corrigés. La Centrale de compensation (CdC) attribue un numéro AVS aux personnes qui n'en ont pas.6
3 E-VERA vérifie par consultation en ligne si les personnes qui y sont saisies sont inscrites dans le système de recherches informatisées de police (RIPOL) en raison d'un crime ou d'un délit. Le résultat de la consultation n'est pas enregistré dans E‑VERA.
6 Nouvelle teneur selon l'annexe ch. II 11 de l'O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le 1er janv. 2022 (RO 2021 800).
1 Les représentations et la DC disposent de tous les droits de traitement pour l'ensemble des données figurant dans E-VERA.
2 Les personnes visées à l'art. 5 peuvent consulter les données mentionnées à l'annexe 1 qui les concernent ou qui concernent leurs proches vivant dans le même foyer; elles peuvent requérir des prestations consulaires ainsi que la modification de données inexactes ou périmées.
3 Les services énumérés ci-après peuvent consulter en ligne les données mentionnées à l'annexe 1 pour les motifs suivants:
4 L'unité Informatique DFAE dispose des droits d'accès nécessaires à l'accomplissement de ses tâches.
1 Les représentations et la DC peuvent communiquer à des services de sauvetage, des représentations étrangères et des autorités locales les données saisies dans E‑VERA concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe, si cela est dans l'intérêt de ces dernières.
2 Les données mentionnées à l'annexe 1 sont transmises automatiquement et sous forme chiffrée aux services énumérés ci-après:
3 Les représentations et la DC peuvent également communiquer des données saisies dans E-VERA à d'autres autorités, si ces dernières ont besoin de ces données pour accomplir leurs tâches.
1 Le fichier des données relatives à une personne est détruit cinq ans après la saisie de l'une des indications énumérées ci-après, mais au plus tard après que la personne concernée a atteint l'âge de 115 ans:
2 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l'archivage.
1 La personne responsable de l'application attribue les droits d'accès individuels aux utilisateurs d'E-VERA.
2 La DC vérifie chaque année si les conditions relatives aux droits d'accès sont toujours remplies.
1 L'unité Informatique DFAE est responsable de l'exploitation technique d'E‑VERA.
2 L'administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications.
3 La personne responsable de l'application sert d'interface entre l'administrateur système et les utilisateurs. Elle est rattachée à la DC.
E-VERA présente une interface électronique avec le système d'information EDAssist+. L'annexe 2 indique les données qui doivent être transmises par E-VERA au système d'information EDAssist+, ainsi que la périodicité de la transmission de ces données.
1 La DC et les représentations veillent à ce que les données personnelles soient traitées dans E-VERA conformément aux prescriptions en vigueur.
2 Elles s'assurent que les données personnelles saisies sont exactes, complètes et à jour.
1 La sécurité informatique est régie par:
2 La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.
10 Nouvelle teneur selon l'annexe ch. 12 de l'O du 24 fév. 2021, en vigueur depuis le 1er avr. 2021 (RO 2021 132).
12 Abrogée par l'annexe ch. 12 de l'O du 24 fév. 2021, avec effet au 1er avr. 2021 (RO 2021 132).
1 Les accès à E-VERA et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.
L'ordonnance VERA du 7 juin 200413 est abrogée.
13 [RO 2004 2997, 2007 6719 annexe ch. 4, 2012 337 art. 19]
Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:
…14
14 Les mod. peuvent être consultées au RO 2016 2933.
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 2016.
(art. 5, al. 2)
Explication des signes:
Bénéficiaires de droits d'accès / destinataires de données |
Droits de traitement |
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Données |
Représentations |
DC |
Organe |
AI |
KMZ |
Bureau des passeports DFAE |
CSC |
CdC |
OFS |
Personnes concernées (art. 5) |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Nom |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Prénom |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Date de naissance |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Lieu de naissance |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Sexe |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
État civil |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Lieu d'origine |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
D |
C |
Nationalité / Droit de cité |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Indications relatives à la naturalisation, perte de la nationalité: lieu, date, autorité, force de chose jugée |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Formule de civilité |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
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Titre |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
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Numéro AVS |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Niveau d'éducation |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Profession: dénomination de la profession, catégorie professionnelle, diplôme le plus élevé obtenu, date de saisie |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Indications relatives à des faits d'état civil: mariage, divorce, enregistrement du partenariat, dissolution du partenariat, séparation, début de la séparation, fin de la séparation, motif de dissolution de l'union, annulation, adoption, naissance, changement de nom, attestation officielle, date, lieu, jugement, date d'entrée en force |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Indications relatives au décès: date, lieu, mode de signalement |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Langue |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Langue de correspondance |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Indications relatives à l'époux / à l'épouse, au partenaire / à la partenaire: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
C |
|
Indications relatives aux enfants et à l'autorité parentale: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS, détenteurs de l'autorité parentale |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
C |
|
Coordonnées: adresses, données GPS, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de fax |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
D |
C |
Indications relatives à la circonscription consulaire |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
D |
C |
|
Numéro personnel tel que prévu à l'art. 6, al. 1 |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
||
Indications relatives aux parents: nom, prénom |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
C |
|
Indications relatives aux personnes à contacter en cas de décès: nom, prénom, coordonnées |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
C |
||
Indications relatives au départ: date, lieu de destination, adresse, motif |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
D |
C |
|
Indications relatives à l'arrivée: date, lieu de provenance, adresse, motif |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
D |
C |
|
Indications relatives au droit de vote: date de l'annonce d'arrivée/ de départ, commune de vote, langue du matériel de vote |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Annonce d'arrivée/de départ |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
C |
||
Identifiants d'accès au guichet en ligne E-VERA |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Passeport: numéro du passeport, date d'établissement, autorité d'établissement, date d'expiration |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
||||
Déclaration de perte: document de voyage, type, numéro, motif, lieu, date, rapport de police, date d'établissement, autorité d'établissement, date d'expiration, date de déclaration |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Avis de disparition: date, autorité, lieu |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
C |
||
Vérification-RIPOL |
B |
B |
||||||||
Dépôt: type, numéro du document d'identité, date de prise en dépôt et date de restitution |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Personne d'intérêt dans le cadre de tâches diplomatiques |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
||||
Abonnements à des publications |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Obligation de s'annoncer (militaires) |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
(art. 12)
Système d'information |
Données personnelles |
Périodicité |
---|---|---|
EDAssist+ |
|
Selon besoin |