Art. 1 Oggetto
La presente ordinanza disciplina la gestione e l'utilizzo del sistema d'informazione E-VERA (E-VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).
235.22
del 17 agosto 2016 (Stato 1° aprile 2021)
Il Consiglio federale svizzero,
visto l'articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri;
visto l'articolo 63 capoverso 2 della legge federale del 26 settembre 20142 sugli Svizzeri all'estero,
ordina:
La presente ordinanza disciplina la gestione e l'utilizzo del sistema d'informazione E-VERA (E-VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).
E-VERA serve al DFAE per adempiere i compiti consolari tramite le rappresentanze svizzere all'estero (rappresentanze) e la Direzione consolare (DC), in particolare per:
La DC è responsabile di E-VERA.
E-VERA consiste in una banca dati e in uno sportello online.
1 In E-VERA sono trattati i dati delle persone seguenti:
2 I dati sono trattati secondo l'allegato 1.
1 Tutti i dati contenuti in E-VERA sono registrati dalle rappresentanze. Il sistema attribuisce automaticamente un numero a ogni persona registrata.
2 I numeri d'assicurato di cui all'articolo 50c LAVS5 (Numero d'assicurato) registrati in E-VERA sono verificati e, se del caso, rettificati secondo gli articoli 133bis e 134quater dell'ordinanza del 31 ottobre 19476 sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti. L'Ufficio centrale di compensazione (UCC) assegna un numero d'assicurato alle persone che ne sono prive.
3 E-VERA verifica mediante una consultazione online se le persone registrate in E‑VERA sono segnalate nel sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL) per aver commesso un crimine o un delitto. Il risultato della consultazione non viene memorizzato in E-VERA.
1 Le rappresentanze e la DC dispongono di diritti di trattamento completi per tutti i dati registrati in E-VERA.
2 Per quanto i loro diritti di accesso lo consentano, le persone di cui all'articolo 5 possono visionare i dati di cui all'allegato 1 che li riguardano o che riguardano i congiunti che vivono nella stessa economia domestica; possono chiedere servizi consolari nonché la modifica di dati inesatti o non più attuali.
3 I seguenti servizi possono consultare mediante procedura di richiamo tutti i dati di cui all'allegato 1 per gli scopi indicati di seguito:
4 L'unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
1 Le rappresentanze e la DC possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati registrati in E-VERA di persone coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell'interesse di tali persone.
2 I dati di cui all'allegato 1 vengono trasmessi automaticamente e in forma cifrata ai seguenti servizi:
3 Se altre autorità hanno bisogno dei dati registrati in E-VERA per l'adempimento dei loro compiti, le rappresentanze e la DC possono comunicarglieli.
1 Il set di dati relativo a una persona viene distrutto dopo cinque anni dalla registrazione di una delle informazioni elencate di seguito, o al più tardi al compimento del 115° anno di età:
2 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.
1 Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti di E-VERA i diritti di accesso individuali.
2 La DC verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.
1 L'unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di E-VERA.
2 L'amministratore di sistema gestisce il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni.
3 Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l'amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte della DC.
E-VERA dispone di un'interfaccia elettronica con il sistema d'informazione EDAssist+. L'allegato 2 contiene le informazioni sui dati trasmessi da E-VERA a EDAssist+ nonché sulla periodicità della trasmissione.
1 La DC e le rappresentanze provvedono affinché i dati personali registrati in E‑VERA siano trattati conformemente alle prescrizioni.
2 Si assicurano inoltre che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.
1 La sicurezza informatica è retta:
2 La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
1 Gli accessi a E-VERA e il trattamento dei dati in E-VERA sono costantemente verbalizzati.
2 I verbali sono conservati per un anno.
L'ordinanza VERA del 7 giugno 200413 è abrogata.
13 [RU 2004 2997, 2007 6719 all. n. 4, 2012 337 art. 19]
Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:
...14
14 Le mod. possono essere consultate alla RU 2016 2933.
La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2016.
(art. 5 cpv. 2)
Legenda:
Servizi con diritti di accesso / che ricevono i dati |
Diritti di trattamento |
||
Rappresentanze |
Rappresentanze svizzere all'estero |
A |
Diritti di trattamento completi |
DC |
Direzione consolare |
B |
Diritto di lettura |
Organo |
Organo per la protezione dei dati, trasparenza |
C |
Diritto di lettura e di richiesta |
e sicurezza dell'informazione DFAE |
D |
Trasmissione cifrata dei dati |
|
RI |
Revisione interna DFAE |
||
KMZ |
Centro di gestione delle crisi |
||
CSC |
Cassa svizzera di compensazione |
||
UCC |
Ufficio centrale di compensazione |
||
UST |
Ufficio federale di statistica |
Dati |
Rappresentanze |
DC |
Organo |
RI |
KMZ |
Ufficio passaporti DFAE |
CSC |
UCC |
UST |
Persone interessate (art. 5) |
Cognomi |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Nomi |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Data di nascita |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Luogo di nascita |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Sesso |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Stato civile |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Luogo d'origine |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
D |
C |
Cittadinanza/attinenza |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Dati sulla naturalizzazione, perdita della cittadinanza: luogo, data, autorità, passaggio in giudicato |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Appellativo |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Titolo |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Numero d'assicurato |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Livello di formazione |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Professione: designazione della professione, categoria professionale, formazione più elevata conclusa, data della registrazione |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Dati sugli eventi di stato civile: matrimonio, divorzio, registrazione dell'unione domestica, scioglimento dell'unione domestica, separazione, inizio della separazione, fine della separazione, motivo dello scioglimento, dichiarazione di nullità, adozione, nascita, cambiamento di nome, attestato ufficiale, data, luogo, sentenza, data del passaggio in giudicato |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Dati sul decesso: data, luogo, tipo di notifica |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Lingua |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Lingua per la corrispondenza |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Dati su coniuge, partner: cognome, nome, data di nascita, numero d'assicurato |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
C |
|
Dati su figli e autorità parentale: cognome, nome, data di nascita, numero d'assicurato, titolari dell'autorità parentale |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
C |
|
Dati di contatto: indirizzi, coordinate GPS, indirizzo e-mail, numero di telefono, numero di fax |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
D |
C |
Dati sulla circoscrizione consolare |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
D |
C |
|
N. personale, art. 6 cpv. 1 |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
||
Dati sui genitori: cognome, nome |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
C |
|
Dati della persona di contatto in caso di decesso: cognome, nome, contatto |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
C |
||
Dati sulla partenza: data, luogo, indirizzo, motivo |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
D |
C |
|
Dati sull'arrivo: data, luogo, indirizzo, motivo |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
D |
C |
|
Dati sul diritto di voto: data di annuncio di arrivo/partenza, Comune di voto, lingua del materiale di voto |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Annuncio di arrivo/partenza |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
C |
||
Dati login sportello online E-VERA |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Passaporto: numero, data del rilascio, autorità di rilascio, validità |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
||||
Notifica di perdita: documento di viaggio, modello, numero, motivo, luogo, data, rapporto di polizia, data del rilascio, autorità di rilascio, validità, data della notifica |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Notifica di scomparsa: data, autorità, luogo |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
C |
||
Controllo Ripol |
B |
B |
||||||||
Deposito: tipo, numero documento, data dell'accettazione e della consegna |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Persona rilevante per compiti diplomatici |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
||||
Pubblicazioni in abbonamento |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Obbligo di notificazione militare |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
(art. 12)
Sistema d'informazione |
Dati personali |
Periodicità |
EDAssist+ |
|
In base alle esigenze |