1

Ordinanza

sull'organizzazione della Cancelleria federale (OrgCaF) del 5 maggio 1999 (Stato 13 febbraio 2007) Il Consiglio federale svizzero, visti gli articoli 31 capoverso 3 e 47 capoverso 2 della legge del 21 marzo 19971
sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione (LOGA); in esecuzione dell'articolo 28 dell'ordinanza del 25 novembre 19982 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione (OLOGA), ordina: Sezione 1: Funzioni, obiettivi e principi

Art. 1

Funzioni e obiettivi della Cancelleria federale 1

La Cancelleria federale è lo stato maggiore del Governo e svolge la funzione di cerniera tra il Governo, l'Amministrazione, l'Assemblea federale e il pubblico.

2

Essa si adopera presso il Consiglio federale e i dipartimenti affinché la prassi decisionale del Governo sia coerente e improntata a lungo termine e affinché il principio della collegialità sia rispettato.

Art. 2

Compiti della Cancelleria federale 1

Nella sua qualità di stato maggiore, la Cancelleria federale adempie in particolare i compiti definiti negli articoli 30 e 32 a 34 LOGA.

2

Essa adempie inoltre i compiti d'esecuzione che le assegnano in particolare la legislazione sui diritti politici, la legislazione sulla pubblicazione delle raccolte delle leggi e del Foglio federale e la legge del 23 marzo 19623 sui rapporti fra i Consigli.

Art. 3

Principi operativi della Cancelleria federale Oltre ai principi generali dell'attività e direzione amministrativa (art. 11 e 12 OLOGA), la Cancelleria federale rispetta segnatamente le linee direttrici seguenti: RU 1999 1757

1 RS

172.010

2 RS 172.010.1 3 [RU

1962 831, 1966 1363 1753, 1970 1249, 1972 245 1686, 1974 1051 II n. 1, 1978 570 688 art. 88 n. 2, 1979 114 art. 66 679 1318, 1984 768, 1985 452, 1986 1712, 1987 600 art. 16 n. 3, 1989 257 260, 1990 1530 1642, 1991 857 all. n. 1, 1992 641 2344, 1994 360 2147, 1995 4840, 1996 1725 all. n. 1 2868, 1997 753 760 art. 1 2022 all. n. 4, 1998 646 1418 2847 all. n. 8, 1999 468, 2000 273 2093, 2001 114 n. I 1, 2002 3371 all. n. 1, 2003 2119. RU 2003 3543 all. n. I 3]. Vedi ora la L del 13 dic. 2002 sul Parlamento (RS 171.10).

172.210.10

Cancelleria federale e dipartimenti federali 2

172.210.10

a. garantisce parità di trattamento ai i destinatari delle sue attività; b. provvede affinché le sue attività rispondano ai bisogni dei destinatari, siano eseguite tempestivamente e presentino un livello costante di qualità; c. provvede affinché le soluzioni siano amministrativamente semplici e le procedure concise.

Sezione 2: Campi centrali di attività

Art. 4

I compiti della Cancelleria federale secondo l'articolo 2 si estendono ai campi centrali
seguenti:

a. Sostegno del Consiglio federale e del presidente della Confederazione, organizzazione delle sedute del Consiglio federale: La Cancelleria federale sostiene il Consiglio federale e il presidente della Confederazione nella loro attività governativa e organizza le sedute del Consiglio federale in modo che le decisioni siano preparate in condizioni ottimali.

b. Strategia, pianificazione e supervisione: In collaborazione con i dipartimenti, la Cancelleria federale prepara i documenti che permettono una politica di governo previdente e coerente e ne sorveglia la realizzazione. Assicura la formazione in materia di condotta strategica.

c.4 comunicazione e pianificazione dell'informazione, informazione interna ed esterna: 1. La Cancelleria federale garantisce una politica d'informazione e di comunicazione a lungo termine e coordinata a livello governativo e provvede affinché le informazioni sulle decisioni del Consiglio federale siano comunicate il più rapidamente possibile.

2. Essa può rendere accessibile al pubblico per via elettronica l'offerta di informazioni e le prestazioni di servizi delle autorità della Confederazione, dei Cantoni e dei Comuni, nonché di altre organizzazioni che assumono compiti dello Stato. La partecipazione finanziaria dei Cantoni e la collaborazione tra Confederazione e Cantoni è disciplinata da convenzioni di diritto pubblico.

d. Garanzia dei diritti politici: La Cancelleria federale provvede affinché i diritti popolari possano essere esercitati conformemente alla Costituzione federale5 e alla legge e tutte le votazioni e elezioni federali si svolgano correttamente.

4

Nuovo testo giusta il n. I dell'O del 20 ott. 2004, in vigore dal 1° gen. 2005 (RU 2004 4521).

5 RS

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Organizzazione della Cancelleria federale 3

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e. Prestazioni dei servizi linguistici: 1. La Cancelleria federale provvede affinché i testi destinati alla pubblicazione e gli altri documenti importanti concordino per quanto concerne il contenuto e la forma nelle diverse lingue ufficiali e siano comprensibili per il cittadino. Provvede affinché la parità di trattamento delle lingue sia garantita.

2. La Cancelleria federale allestisce la versione italiana dei testi ufficiali dell'Assemblea federale e dell'Amministrazione federale.

3.6 La Cancelleria federale coordina le traduzioni in inglese di testi ufficiali importanti, segnatamente di atti legislativi scelti del diritto federale, e provvede affinché siano accessibili al pubblico in modo centralizzato.

f. Pubblicazioni:

Dopo che le decisioni corrispondenti sono state adottate, la Cancelleria federale pubblica il più rapidamente possibile i testi giuridici, gli altri documenti da pubblicare in virtù della legislazione federale sulle pubblicazioni ufficiali, nonché la giurisprudenza delle autorità amministrative della Confederazione; contribuisce ad assicurare la qualità richiesta in materia di tecnica di pubblicazione e di tecnica legislativa.

Sezione 3: Compiti e competenze particolari

Art. 5


7

In collaborazione con i servizi interessati, la Cancelleria federale pubblica i testi concernenti il diritto federale di importanza fondamentale per la giurisprudenza delle autorità amministrative e d'interesse generale per una cerchia specializzata più ampia e che emanano segnatamente dal Consiglio federale, dai dipartimenti o dalla Cancelleria federale oppure da un'altra unità dell'Amministrazione federale. Si tratta in particolare dei testi seguenti: a. decisioni di riferimento; b. perizie e altri testi idonei ad assicurare una prassi coerente in seno all'Amministrazione federale o a contribuire all'applicazione e all'interpretazione uniformi del diritto federale.

2

I testi sono pubblicati regolarmente on line nell'ambito dell'offerta Internet della Cancelleria federale.

6

Introdotto dal n. I dell'O del 31 gen. 2007 (RU 2007 349).

7

Nuovo testo giusta il n. I dell'O del 31 gen. 2007 (RU 2007 349).

Cancelleria federale e dipartimenti federali 4

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Art. 6


8

La Cancelleria federale pubblica l'Annuario federale. Questo contiene: a. i nomi dei membri dell'Assemblea federale; b. i nomi dei membri dei tribunali della Confederazione; c. gli organigrammi dell'Amministrazione federale, dei singoli dipartimenti e della Cancelleria federale; d. i più importanti nomi, indirizzi, numeri di telefono e di fax nonché gli indirizzi e-mail dell'Amministrazione, dei Servizi del Parlamento e di altre importanti organizzazioni di diritto pubblico che svolgono compiti amministrativi della Confederazione.

2

La Cancelleria federale può pubblicare altri elenchi, in particolare quelli che rendono accessibile al pubblico l'offerta di informazioni e le prestazioni di servizi secondo l'articolo 4 lettera c numero 2.

3

Può delegare la pubblicazione di elenchi ad altre unità amministrative.

a9 Pubblicazione elettronica di dati personali 1

La Cancelleria federale, in particolare in relazione alla pubblicazione elettronica di elenchi, può rendere accessibili on line all'interno dell'Amministrazione dati personali come: a. il cognome e il nome; b. la funzione;

c. il titolo e l'appellativo ufficiale; d. la lingua ufficiale utilizzata; e. i numeri di telefono e di fax; f.

gli indirizzi postale ed elettronico; g. i protocolli di comunicazione utilizzati e parti di informazioni codificate.

2

La Cancelleria federale permette a persone esterne all'Amministrazione l'accesso on line ai dati personali degli agenti dell'Amministrazione federale che fungono da interlocutori per i terzi, sempre che la loro funzione lo esiga. In relazione alla pubblicazione elettronica dell'Annuario federale, permette l'accesso on line ai dati di altre persone soltanto se opportuno e necessario per la funzione svolta da queste ultime.

3

Su proposta dell'interessato, la Cancelleria federale può rendere accessibili on line altri dati personali legati direttamente alla funzione. L'interessato deve essere reso attento ai rischi della procedura on line. L'interessato può revocare in ogni momento il proprio consenso alla pubblicazione estesa dei propri dati.

8

Nuovo testo giusta il n. I dell'O del 31 gen. 2007 (RU 2007 349).

9

Introdotto dal n. I dell'O del 31 gen. 2007 (RU 2007 349).

Organizzazione della Cancelleria federale 5

172.210.10

Art. 7

Legalizzazioni

Nell'ambito delle legalizzazioni la Cancelleria federale è competente per le operazioni seguenti: a. autenticazione della firma apposta in calce a un documento da unità amministrative dell'Amministrazione federale, comprese le ambasciate e i consolati svizzeri, dalle missioni diplomatiche e dai consolati esteri in Svizzera, dalle cancellerie di Stato cantonali e da organizzazioni che adempiono compiti di diritto pubblico nell'interesse dell'intero Paese;

b. apposizione della postilla conformemente all'articolo 2 della Convenzione internazionale dell'Aia del 5 ottobre 196110 che sopprime la legalizzazione degli atti pubblici esteri e del decreto federale del 27 aprile 197211 che approva detta Convenzione.

Art. 8

Accreditamento dei giornalisti di Palazzo federale La Cancelleria federale è competente per l'accreditamento dei giornalisti di Palazzo federale.

Sezione 4:

Unità amministrative dell'Amministrazione federale centrale subordinate alla Cancelleria federale

Art. 9


12

I Compiti della Biblioteca centrale del Parlamento e dell'Amministrazione federale (BCPAF) sono retti dalle pertinenti disposizioni del diritto federale, segnatamente dal regolamento della Biblioteca centrale del Parlamento e dell'Amministrazione federale del 23 giugno 196913.

2

Il capo della BCPAF dirige il Servizio di coordinazione delle biblioteche e dei centri di documentazione dell'Amministrazione federale. I compiti di questo servizio sono retti dalle istruzioni del 30 maggio 199414 concernenti il coordinamento e la cooperazione delle biblioteche e dei servizi di documentazione dell'Amministrazione federale.

3

Inoltre, la BCPAF si occupa dello scambio internazionale di documenti ufficiali in applicazione della Convenzione del 15 marzo 188615 per lo scambio internazionale degli atti officiali e di altre pubblicazioni.

10 RS

0.172.030.4

11 RU

1973 348

12 Abrogato dal n. III dell'O del 21 ago. 2002 (RU 2002 2827).

13 RS

432.22

14 FF

1994 III 700 15 RS

0.434.1

Cancelleria federale e dipartimenti federali 6

172.210.10

Sezione 5:

Unità amministrative dell'Amministrazione federale decentralizzata aggregate alla Cancelleria federale

Art. 11

1 L'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza16 è aggregato amministrativamente alla Cancelleria federale.

2

La sua organizzazione e i suoi compiti sono retti dalla legislazione sulla protezione dei dati.

Sezione 6:

Organizzazione delle unità amministrative, collaboratori personali

Art. 12

Organizzazione delle unità amministrative Il cancelliere della Confederazione definisce nel regolamento della Cancelleria la struttura, i rapporti di subordinazione e i compiti delle unità amministrative della Cancelleria federale.

Art. 13

Collaboratori personali Il Cancelliere della Confederazione può assumere collaboratori personali alle condizioni definite dall'ordinanza del 25 febbraio 198117 relativa ai rapporti d'impiego dei collaboratori personali dei capi di dipartimento.

Sezione 7: Disposizioni finali

Art. 14

Diritto previgente: abrogazione Sono abrogate:

a. l'ordinanza del 30 giugno 199318 sull'organizzazione e i compiti della Cancelleria federale;

b. l'ordinanza del 19 giugno 199519 concernente il Servizio di controllo amministrativo.

16 La designazione dell'unità amministrativa è stata adattata in applicazione dell'art. 16 cpv. 3 dell'O del 17 nov. 2004 sulle pubblicazioni ufficiali (RS 170.512.1).

17 [RU

1981 172 817, 1989 37, 1994 284, 1997 239, 1999 470 1408. RU 2001 2197 all. n. I 7] 18 [RU

1993 2076, 1998 664 1492 art. 13 n. 2] 19 [RU

1995 3637]

Organizzazione della Cancelleria federale 7

172.210.10

Art. 15

Disposizione transitoria I Servizi del Parlamento sono aggregati amministrativamente alla Cancelleria federale fino all'entrata in vigore della nuova Costituzione federale20.

Art. 16

Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 1999.

20 RS

101

Cancelleria federale e dipartimenti federali 8

172.210.10