Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
235.22
vom 17. August 2016 (Stand am 1. Dezember 2023)
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 29 Absatz 1 Buchstabe a des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 20201 über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten
und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 20142 (ASG),3
verordnet:
Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).
Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:
Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.
Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.
1 Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:
2 Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.
1 Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.
1bis Die Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a-d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen.6
1ter Das E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchs7) erfassten Daten übereinstimmen. Im E-VERA falsch erfasste Daten werden im E-VERA berichtigt und fehlende Daten ergänzt.8
2 Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 19479 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.10
3 Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.
6 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
8 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
10 Fassung gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 (AS 2021 800).
1 Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.
2 Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln.11
3 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:
4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
5 Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind.13
11 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
12 Ausdruck gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 (AS 2021 800). Diese Änd. wurde in den in der AS genannten Bestimmungen vorgenommen.
13 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
1 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
2 Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:
3 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
4 Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt.16
16 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht.
17 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
1 Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:19
2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.
18 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).
19 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).
1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.
2 Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.
1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.
2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.
1 Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+.
2 Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest.
3 Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 202121 über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist.
4 Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt.
20 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
1 Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2 Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
1 Die Informatiksicherheit richtet sich nach:
2 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
22 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).
24 Fassung gemäss Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, in Kraft seit 1. April 2021 (AS 2021 132).
26 Aufgehoben durch Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, mit Wirkung seit 1. April 2021 (AS 2021 132).
1 Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.
2 Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.27
27 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).
Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 200428 wird aufgehoben.
28 [AS 2004 2997; 2007 6719 Anhang Ziff. 4; 2012 337 Art. 19]
Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:
…29
29 Die Änderungen können unter AS 2016 2933 konsultiert werden.
Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.
30 Fassung gemäss Ziff. II der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).
(Art. 5 Abs. 2)
Zeichenerklärung
Zugriffsberechtigte / Daten-empfangende Stellen |
Bearbeitungsrechte |
||||
---|---|---|---|---|---|
Vertretungen |
Schweizerische Vertretungen im Ausland |
A |
Sämtliche Bearbeitungsrechte |
||
KD |
Konsularische Direktion |
B |
Leserecht |
||
Fachstelle |
Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip |
C |
Antrags- und Leserecht |
||
und Informationssicherheit EDA |
D |
Datenübermittlung verschlüsselt |
|||
IR |
Interne Revision EDA |
||||
KMZ |
Krisenmanagementzentrum |
||||
SAK |
Schweizerische Ausgleichskasse |
||||
ZAS |
Zentrale Ausgleichsstelle |
||||
BFS |
Bundesamt für Statistik |
Daten |
Vertretungen |
KD |
Fachstelle |
IR |
KMZ |
Passbüro EDA |
SAK |
ZAS |
BFS |
Betroffene Personen (Art. 5) |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Namen |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Vornamen |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Geburtsdatum |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Geburtsort |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Geschlecht |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Zivilstand |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Heimatort |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
D |
C |
Staatsangehörigkeit / Bürgerrecht |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Angaben zu Einbürgerung, Verlust des Bürgerrechts: Ort, Datum, Behörde, Rechtskraft |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Anrede |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Titel |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
AHV-Nummer |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Bildungsstand |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Beruf: Berufsbezeichnung, Berufsgruppe, höchster Bildungsabschluss, Erfassungsdatum |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Angaben über Zivilstandsereignisse: Eheschliessung, Scheidung, Eintragung Partnerschaft, Auflösung Partnerschaft, Trennung, Trennungsbeginn, Trennungsende, Auflösungsgrund, Ungültigkeitserklärung, Adoption, Geburt, Namensänderung, amtlicher Nachweis, Datum, Ort, Urteil, Datum der Rechtskraft |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Angaben zum Tod: Datum, Ort, Meldungsart |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Sprache |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
C |
Korrespondenzsprache |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
Angaben zur Ehegattin / zum Ehegatten, zur Partnerin / zum Partner: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
C |
|
Angaben zu Kindern und Sorgerecht: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Sorgerechtsberechtigte |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
C |
|
Kontaktangaben: Adressen, GPS-Daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B |
D |
C |
Angaben zum Konsularkreis |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
D |
C |
|
Personennummer nach Art. 6 Abs. 1 |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
D |
|
Angaben zu Eltern: Name, Vorname |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
B/D |
C |
|
Angaben zu Kontaktperson bei Tod: Name, Vorname, Kontakt |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
C |
||
Notfallangaben (freiwillig): Informationen zu Krankenkasse, Reiseversicherung, Patientenverfügung, Testament, Notfalladresse |
A |
A |
B |
B |
B |
C |
||||
Angaben zum Wegzug: Datum, Ort, Adresse, Grund |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
D |
C |
|
Angaben zum Zuzug: Datum, Ort, Adresse, Grund |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
D |
C |
|
Angaben zu Stimmrecht: Datum An-/Abmeldung, Stimmgemeinde, Sprache Stimmmaterial |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
D |
C |
||
An-/Abmeldung |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
C |
||
Logindaten Online-Schalter E-VERA |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Pass: Passnummer, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
||||
Verlustmeldung: Reisedokument, Modell, Nummer, Grund, Ort, Datum, Polizeirapport, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit, Meldungsdatum |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Verschollenmeldung: Datum, Behörde, Ort |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
B/D |
C |
||
RIPOL-Check |
B |
B |
||||||||
Hinterlegung: Art, Ausweisnummer, Datum der Entgegennahme und der Aushändigung |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Person mit Relevanz für diplomatische Aufgaben |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
||||
Abonnierte Publikationen |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
C |
|||
Militärische Meldepflicht |
A |
A |
B |
B |
B |
B |
(Art. 12)
Informationssystem |
Personendaten |
Periodizität |
---|---|---|
EDAssist+ |
|
Nach Bedarf |