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Verordnung

über die Vernetzte Verwaltung der Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer (VERA-Verordnung) vom 7. Juni 2004 (Stand am 1. Januar 2008) Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 20001
über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, verordnet: 1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1

Gegenstand 1 Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems Vernetzte Verwaltung der Auslandschweizer (VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Departement), das von der Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten für die Schweizerischen Vertretungen (Vertretungen) im Ausland betrieben wird.

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Im VERA werden Daten bearbeitet von: a. den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern, deren Ehepartnern und Ehepartnerinnen sowie ihren Kindern; b. den Schweizerinnen und Schweizern, die sich vorübergehend im Ausland aufhalten, gegebenenfalls von deren Ehepartnerinnen und Ehepartnern und ihren Kindern im Rahmen des Schutzes privater schweizerischer Interessen; c. den Personen und deren Angehörigen, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt;

d. den ausländischen Staatsangehörigen, welche Mitglied der freiwilligen Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung sind nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19462 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 19613 über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung (VFV).

AS 2004 2997 1 SR

235.2

2 SR

831.10

3 SR

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235.22

Datenschutz

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Art. 2

Zweck und Inhalt des Informationssystems 1 Das VERA dient der Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die Vertretungen im Rahmen der Förderung der Beziehungen der Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer unter sich und zur Heimat. Die Vertretungen nehmen insbesondere Aufgaben wahr im Zusammenhang mit:

a. der Führung des Matrikelregisters; b. der Erfüllung der Wehrpflicht durch die Auslandschweizer; c. der Unterstützung der Auslandschweizer; d. der Ausübung der politischen Rechte durch die Auslandschweizer; e. der Leistung von Beistand bei Freiheitsentzug von Schweizern im Ausland; f.

der Ausstellung von Ausweisschriften für Auslandschweizer; g. der Nachführung des Zivilstandsregisters.

2

Es dient im weiteren als Grundlage für die Beschaffung der Personendaten im Zusammenhang mit den Aufgaben, welche die Vertretungen im Rahmen der freiwilligen AHV/IV nach Artikel 2 AHVG4 und Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe b VFV5 zu erfüllen haben.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 3

Personendaten 1 Im VERA werden folgende Personendaten bearbeitet: a. Namen; b. Vornamen; c. Elternnamen und Vornamen; d. Geschlecht; e. Geburtsdatum und -ort; f. Zivilstand; g. Kantons- und Gemeindebürgerrechte; h. Staatsbürgerrechte; i. Einbürgerungsdatum; j. Fahndungsregistereintrag; k. Beruf; l.

Adressdaten und Kommunikationsmittel (Telefon, Fax, E-Mail); 4 SR

831.10

5 SR

831.111

VERA-Verordnung

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m. Pass- und Identitätskartendaten betreffend Ausweise mit Ausstellungsdatum vor 1. Januar 2003;

n. Stimmrechtsdaten; o. Daten über Zivilstandsereignisse; p. Sprache; q. Daten betreffend Zu- und Wegzug; r. Daten betreffend militärische Meldepflicht (Datum Auslandurlaub, Arbeitgeberadresse bei Grenzgängern, Wehrpflichtblatt);

s. Hinterlagen; t.

Daten betreffend Sozialhilfe; u. Angaben über die Mitgliedschaft bei der «Genossenschaft Solidaritätsfonds der Auslandsschweizer» (Soliswiss) bei Vorliegen einer schriftlichen Einwilligung der immatrikulierten Person; v.6 Versichertennummer nach Artikel 50c des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 19467 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV-Versichertennummer).

2

Für die Aufgaben im Rahmen der freiwilligen AHV werden folgende Personendaten bearbeitet:

a. Namen; b. Vornamen; c. Elternnamen und Vornamen; d. Geschlecht; e. Geburtsdatum und -ort; f. Zivilstand; g. Heimatorte; h. Staatsangehörigkeiten; i.

Adressdaten und Kommunikationsmittel (Telefon, Fax, E-Mail); j.

Daten über Zivilstandsereignisse; k. Sprache; l.

Daten betreffend Zu- und Wegzug.

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Eingefügt durch Anhang Ziff. 4 der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. Nov. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (SR 431.021).

7 SR

831.10

Datenschutz

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a8 Laufende Erfassung der AHV-Versichertennummer Werden im VERA Personen mit schweizerischer Staatsbürgerschaft neu erfasst, die noch keine AHV-Versichertennummer haben, so verlangt VERA die Bekanntgabe der AHV-Versichertennummer von der Zentralen Ausgleichsstelle. Das Verfahren richtet sich nach Artikel 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 19479 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung.

Art. 4

Bearbeitung der Personendaten Die Vertretungen beschaffen und bearbeiten die Daten der Personen nach Artikel 1.

Art. 5

Bekanntgabe 1 Die Personendaten mit Ausnahme jener nach Artikel 3 Absatz 1 Buchstaben j und t werden folgenden Stellen zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben im Abrufverfahren, in Form eines Leserechtes, bekannt gegeben: a. der Politischen Direktion, Abteilung VI, Auslandschweizerdienst und Konsularischer Schutz;

b. dem Generalsekretariat, Konsular- und Finanzinspektorat; c. der Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten und Personaladministration, Backoffice Pass.

2

Der Schweizerischen Ausgleichskasse werden Personendaten nach Artikel 3 Absatz 2 dieser Verordnung in einem durch die Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten, von VERA getrennt betriebenen Server zum Abruf zur Verfügung gestellt.

3

Behörden können Personendaten im Einzelfall bekannt gegeben werden, wenn sie diese zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen.

Art. 6

Datenzugriff 1 Den berechtigten Stellen sowie deren Mitarbeitern wird der Zugriff auf die Daten im VERA soweit gewährt, als sie diese für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen. 2 Die Direktion für Ressourcen und Aussennetz des Departements, Konsularische Angelegenheiten, überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

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Eingefügt durch Anhang Ziff. 4 der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. Nov. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (SR 431.021).

9 SR

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VERA-Verordnung

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3. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit

Art. 7

Auskunftsrecht

1

Jede Person, die in einer Eigenschaft nach Artikel 1 in VERA erfasst wird, kann bei der Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten, schriftlich und unter Ausweisung ihrer Identität Auskunft über ihre Personendaten verlangen.

2

Die Auskunft erfolgt schriftlich und kostenlos.

3

Die Auskunft kann gemäss Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 199210 über den Datenschutz verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden.

Art. 8

Berichtigungsrecht Jede Person kann verlangen, dass unrichtige Daten über sie berichtigt werden.

Art. 9

Sorgfaltspflichten 1 Die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

2

Sie vergewissern sich, dass die Personendaten, die sie in das VERA eingeben oder die sie bekannt geben, richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 10

Datensicherheit 1 Die Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten, erlässt ein Bearbeitungsreglement, das die erforderlichen Regelungen betreffend organisatorische und sicherheitstechnische Massnahmen sowie die nötigen Bestimmungen über die Kontrolle der Datenbearbeitung enthält. Sie trifft gemäss den datenschutzrechtlichen Bestimmungen angemessene organisatorische und technische Massnahmen. 2 Jede Datenbearbeitung ist mit individuellen Benutzerprofilen und Passwörtern zu sichern. Die Daten werden chiffriert übermittelt.

Art. 11

Protokollierung Die Änderungen im VERA werden laufend protokolliert. Die Protokollierungen werden drei Jahre aufbewahrt.

Art. 12

Aufsicht und Koordination 1

Die Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten, übt die Aufsicht aus über die Bearbeitung der Personendaten im VERA im Sinne dieser Verordnung und der gestützt darauf erlassenen Weisungen.

2

Sie koordiniert ihre Tätigkeiten mit den anderen am VERA beteiligten Behörden.

10 SR

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Datenschutz

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3

Sie übt die Aufsicht aus über die Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit.

4. Abschnitt: Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung der Daten

Art. 13

Aufbewahrungsdauer und Vernichtung 1

Nach fünf Jahren werden vernichtet: a. die Daten von Personen mit dem Anmeldestatus «abgemeldet», sofern in diesem Zeitraum keine Wiederaufnahme stattgefunden hat; b. die Daten von Personen mit dem Anmeldestatus «gestorben».

2

Vorbehalten bleibt Artikel 12 der Weisungen vom 28. September 199911 über die Anbietepflicht und die Ablieferungspflicht von Unterlagen an das Schweizerische Bundesarchiv hinsichtlich der Führung von Parallelarchiven.

Art. 14

Archivierung Die Direktion für Ressourcen und Aussennetz, Konsularische Angelegenheiten, bietet die Daten vor der Vernichtung dem Bundesarchiv an.

5. Abschnitt:12 Schlussbestimmungen
a Übergangsbestimmung zur Änderung vom 21. November 2007 Für die im Zeitpunkt der erstmaligen und umfassenden Zuweisung und Bekanntgabe der AHV-Versichertennummer in VERA verzeichneten Personen wird die AHVVersichertennummer erfasst. Das Verfahren richtet sich nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 194713 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung.

6. Abschnitt:14 Inkrafttreten

Art. 15

Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2004 in Kraft.

11 In der AS nicht veröffentlicht.

12 Eingefügt durch Anhang Ziff. 4 der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. Nov. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (SR 431.021).

13 SR

831.101

14 Ursprünglich

5.

Abschn.