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Ordinanza
sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio
(Ordinanza sui libri di commercio; Olc) del 24 aprile 2002 (Stato 18 giugno 2002) Il Consiglio federale svizzero, visto l'articolo 957 capoverso 5 del Codice delle obbligazioni1, ordina:

Sezione 1: Libri

Art. 1

1 Chi ha l'obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a
dipendenza della natura e dell'estensione dell'azienda, anche libri ausiliari.

2 Il libro principale consta: a.

dei conti (suddivisione logica di tutte le operazioni contabilizzate), sulla base dei quali sono allestiti il conto d'esercizio e il bilancio; b.

del giornale (rilevamento cronologico di tutte le operazioni contabilizzate).

3 I libri ausiliari devono contenere, a complemento del libro principale, i dati necessari per stabilire lo stato patrimoniale dell'azienda, i rapporti di debito e di credito
derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali. Fanno parte
dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari, la contabilità dei debitori e
dei creditori, come pure l'inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle
prestazioni non fatturate.

Sezione 2: Principi generali

Art. 2

Principi di tenuta e conservazione regolari dei libri 1 La tenuta dei libri di commercio e il rilevamento dei documenti contabili devono
essere conformi ai principi commerciali riconosciuti (contabilità regolare).

2 Se i libri di commercio sono tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo
analogo e i documenti contabili e la corrispondenza d'affari sono rilevati e conservati su supporto elettronico o in modo analogo, occorre rispettare i principi del trattamento regolare dei dati.

RU 2002 1399 1 RS

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Disposizioni di complemento e d'applicazione del Codice delle obbligazioni 2

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3 La regolarità della tenuta e della conservazione dei libri è retta dalle regole e dalle
raccomandazioni generalmente riconosciute in materia, sempreché la presente ordinanza o le normative fondate su di essa non dispongano diversamente.

Art. 3

Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione) I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili e la
corrispondenza d'affari rilevati e conservati in modo che un'eventuale modifica sia
constatabile.

Art. 4

Documentazione

1 A dipendenza della natura e dell'estensione dell'azienda, l'organizzazione, le
competenze, i modi di lavoro e le procedure, l'infrastruttura (macchinari e programmi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono
essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la
comprensione dei libri di commercio, dei documenti contabili e della corrispondenza d'affari.

2 Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e
per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a
dette istruzioni.

Sezione 3: Principi della conservazione regolare

Art. 5

Obbligo di diligenza generale I libri di commercio, i documenti contabili e la corrispondenza d'affari devono essere conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.

Art. 6

Disponibilità

1 I libri di commercio, i documenti contabili e la corrispondenza d'affari devono
essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli
entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione.

2 Il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari sono messi a disposizione se necessario per la consultazione e la verifica.

3 Nel quadro del diritto di consultazione è resa possibile alla persona autorizzata che
lo chieda la lettura dei libri di commercio anche senza mezzi ausiliari.

Art. 7

Organizzazione

1 Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali oppure contrassegnate in
modo tale da permetterne la distinzione. La responsabilità per le informazioni archiviate è disciplinata e documentata in modo chiaro.

2 È garantito l'accesso entro un termine adeguato ai dati archiviati.

Tenuta e conservazione dei libri di commercio 3

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Art. 8

Archivio

Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono
allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.

Sezione 4: Supporti d'informazione

Art. 9

Supporti d'informazione ammessi 1 Sono ammessi per la conservazione di documenti: a.

i supporti d'informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d'immagini e i supporti di dati inalterabili; b.

i supporti d'informazione alterabili quando:
1.

sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l'integrità delle
informazioni registrate (ad es. firma digitale); 2.

è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria); 3.

sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l'impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione; e 4.

sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro
impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log
files).

2 I supporti d'informazione sono considerati alterabili quando le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile
provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici,
dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state).

Art. 10

Esame e migrazione di dati 1 L'integrità e leggibilità dei supporti d'informazione sono esaminate regolarmente.

2 I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d'informazione
(migrazione di dati) quando è garantito che: a.

le informazioni rimangono complete ed esatte; b.

la disponibilità e la leggibilità continuano a soddisfare le esigenze legali.

3 La migrazione di dati da un supporto d'informazione a un altro è iscritta a verbale.
Quest'ultimo è conservato assieme alle informazioni.

Disposizioni di complemento e d'applicazione del Codice delle obbligazioni 4

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Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 11

Diritto previgente: abrogazione L'ordinanza del 2 giugno 19762 concernente la registrazione di documenti da conservare è abrogata.

Art. 12

Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 2002.

2 [RU

1976 1334]