La presente ordinanza disciplina la gestione e l'utilizzo del sistema d'informazione E-VERA (E-VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

E-VERA serve al DFAE per adempiere i compiti consolari tramite le rappresentanze svizzere all'estero (rappresentanze) e la Direzione consolare (DC), in particolare per:

a.

tenere il registro degli Svizzeri all'estero;

b.

comunicare con gli Svizzeri all'estero;

c.

amministrare e inviare pubblicazioni;

d.

elaborare rilevazioni e statistiche;

e.

far fronte a crisi e catastrofi;

f.

sostenere la Cassa svizzera di compensazione (CSC) nell'ambito dell'assicurazione facoltativa ai sensi dell'articolo 2 della legge federale del 20 dicembre 1946⁴ su l'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS) e dell'articolo 3 dell'ordinanza del 26 maggio 1961⁵ concernente l'assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l'invalidità.

La DC è responsabile di E-VERA.

E-VERA consiste in una banca dati e in uno sportello online.

¹ In E-VERA sono trattati i dati delle persone seguenti:

a.

gli Svizzeri all'estero;

b.

i coniugi e i partner registrati di persone di cui alla lettera a;

c.

i figli di persone di cui alle lettere a e b;

d.

i genitori stranieri di Svizzeri all'estero minorenni;

e.

le persone, e i loro congiunti, per le quali la Svizzera assume funzioni di tutela o che beneficiano della tutela di interessi stranieri;

² I dati sono trattati secondo l'allegato 1.

¹ Tutti i dati contenuti in E-VERA sono registrati dalle rappresentanze. Il sistema attribuisce automaticamente un numero a ogni persona registrata.

^1bis I Comuni svizzeri possono notificare per via elettronica a E‑VERA la partenza all'estero (art. 12 cpv. 4 LSEst) o l'arrivo in Svizzera (art. 13 cpv. 3 LSEst) di persone di cui all'articolo 5 lettere a-d. I dati sull'arrivo in Svizzera sono ripresi in E‑VERA.⁶

^1ter E-VERA verifica se i dati sull'identità registrati in E-VERA corrispondono a quelli nel registro dello stato civile (art. 39 del Codice civile⁷). I dati registrati in E‑VERA in modo errato sono rettificati in E‑VERA e i dati mancanti aggiunti.⁸

² I numeri AVS registrati in E-VERA sono verificati e, se del caso, rettificati secondo gli articoli 133^bis e 134^quater dell'ordinanza del 31 ottobre 1947⁹ sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti. L'Ufficio centrale di compensazione (UCC) assegna un numero AVS alle persone che ne sono prive.¹⁰

³ E-VERA verifica mediante una consultazione online se le persone registrate in E‑VERA sono segnalate nel sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL) per aver commesso un crimine o un delitto. Il risultato della consultazione non viene memorizzato in E-VERA.

¹ Le rappresentanze e la DC dispongono di diritti di trattamento completi per tutti i dati registrati in E-VERA.

² Per quanto i loro diritti di accesso lo consentano, le persone di cui all'articolo 5 possono visionare mediante lo sportello online i dati di cui all'allegato 1 che li riguardano o che riguardano i congiunti che vivono nella stessa economia domestica; possono chiedere servizi consolari nonché la modifica di dati inesatti o non più attuali e trasmettere documenti per via elettronica mediante lo sportello online.¹¹

³ I seguenti servizi possono consultare mediante procedura di richiamo tutti i dati di cui all'allegato 1 per gli scopi indicati di seguito:

a.

l'Organo per la protezione dei dati, trasparenza e sicurezza dell'informazione DFAE: per fornire informazioni su richiesta nel proprio ambito di competenza;

b.

la Revisione interna DFAE: per preparare e svolgere audit presso rappresentanze all'estero;

c.

il Centro di gestione delle crisi DFAE: per localizzare rapidamente i cittadini svizzeri nelle situazioni di crisi;

d.

l'Ufficio passaporti DFAE: per rintracciare i titolari di passaporti diplomatici o di servizio all'estero;

e.

la CSC: per adempiere i compiti previsti dalla legge nell'ambito dell'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti e dell'assicurazione per l'invalidità;

f.

l'UCC: per assegnare il numero AVS¹².

⁴ L'unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.

⁵ Le autorità competenti per il catalogo elettorale dispongono, per lo sportello online, dei diritti di accesso necessari a ricevere le notifiche concernenti cambiamenti relativi al diritto di voto.¹³

¹ Le rappresentanze e la DC possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati registrati in E-VERA di persone coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell'interesse di tali persone.

² I dati di cui all'allegato 1 vengono trasmessi automaticamente e in forma cifrata ai seguenti servizi:

a.

all'Ufficio federale di statistica: nell'ambito dell'ordinanza del 30 giugno 1993¹⁴ sulle rilevazioni statistiche e dell'ordinanza del 21 novembre 2007¹⁵ sull'armonizzazione dei registri;

b.

alla CSC: per l'esecuzione delle mutazioni notificate alle rappresentanze che riguardano dossier gestiti dalla CSC;

c.

all'UCC: per la verifica e l'assegnazione del numero AVS.

³ Se altre autorità hanno bisogno dei dati registrati in E-VERA per l'adempimento dei loro compiti, le rappresentanze e la DC possono comunicarglieli.

⁴ Le notifiche concernenti cambiamenti relativi al diritto di voto vengono trasmesse alle autorità competenti per il catalogo elettorale automaticamente e in forma cifrata oppure mediante lo sportello online.¹⁶

I documenti elaborati in E-VERA sono archiviati nel pertinente sistema di gestione degli affari. In E-VERA sono eliminati dopo l'elaborazione.

¹ I dati relativi a una persona vengono distrutti dopo cinque anni dalla registrazione di una delle informazioni elencate di seguito, o al più tardi al compimento del 115° anno di età:¹⁹

a.

partito;

b.

deceduto;

c.

nato morto;

d.

decesso senza atto di morte;

e.

scomparso.

² Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

¹ Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti di E-VERA i diritti di accesso individuali.

² La DC verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.

¹ L'unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di E-VERA.

² L'amministratore di sistema gestisce il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni.

³ Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l'amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte della DC.

¹ E-VERA dispone di un'interfaccia con il sistema d'informazione EDAssist+.

² L'allegato 2 contiene le informazioni sui dati che sono trasmessi da E‑VERA a EDAssist+ e definisce la periodicità della trasmissione.

³ I documenti di cui all'articolo 7 capoverso 2 sono trasmessi a EDAssist+ mediante un'interfaccia nella misura in cui sono necessari all'adempimento dei compiti di cui all'articolo 3 dell'ordinanza del 18 giugno 2021²¹ sui sistemi d'informazione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri.

⁴ I dati necessari per creare dossier personali elettronici nel sistema di gestione degli affari standardizzato GEVER sono trasmessi a GEVER mediante un'interfaccia.

¹ La DC e le rappresentanze provvedono affinché i dati personali registrati in E‑VERA siano trattati conformemente alle prescrizioni.

² Si assicurano inoltre che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.

¹ La sicurezza dei dati e delle informazioni è retta:²²

a.²³

dall'ordinanza del 31 agosto 2022²⁴ sulla protezione dei dati;

b.²⁵

dall'ordinanza dell'8 novembre 2023²⁶ sulla sicurezza delle informazioni;

c.²⁷

...

² La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

¹ Gli accessi a E-VERA e il trattamento dei dati in E-VERA sono costantemente verbalizzati.

² I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.²⁸

L'ordinanza VERA del 7 giugno 2004²⁹ è abrogata.

Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:

...³⁰

La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2016.