1

Ordinanza

sulla gestione in rete dei dati relativi agli Svizzeri all'estero (Ordinanza VERA) del 7 giugno 2004 (Stato 1° gennaio 2008) Il Consiglio federale svizzero, visto l'articolo 6 della legge federale del 24 marzo 20001 sul trattamento di dati
personali in seno al Dipartimento degli affari esteri, ordina: Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1

Oggetto 1 La presente ordinanza disciplina l'esercizio e l'uso del sistema di informazioni per la gestione in rete dei dati relativi agli Svizzeri all'estero (VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (Dipartimento), gestito dal servizio Mansioni consolari della Direzione delle risorse e della rete esterna per le rappresentanze svizzere all'estero (rappresentanze).

2

VERA serve al trattamento dei dati a. degli Svizzeri all'estero, dei loro coniugi e figli; b. degli Svizzeri che soggiornano temporaneamente all'estero, eventualmente dei loro coniugi e figli nel quadro della tutela degli interessi privati svizzeri; c. delle persone e dei parenti per i quali la Svizzera assume una funzione protettrice o tutela interessi stranieri;

d. dei cittadini stranieri che hanno aderito all'assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l'invalidità ai sensi dell'articolo 2 della legge federale del 20 dicembre 19462 su l'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS) e dell'articolo 3 dell'ordinanza del 26 maggio 19613 concernente l'assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l'invalidità (OAF).

Art. 2

Scopo e contenuto del sistema di informazioni 1

VERA serve ad adempiere i compiti consolari delle rappresentanze nel quadro della promozione dei rapporti degli Svizzeri all'estero tra loro e con la patria. Le rappresentanze assumono segnatamente compiti che riguardano: RU 2004 2997

1 RS

235.2

2 RS

831.10

3 RS

831.111

235.22

Protezione dei dati 2

235.22

a. la tenuta del registro d'immatricolazione; b. l'adempimento degli obblighi militari da parte degli Svizzeri all'estero; c. il sostegno agli Svizzeri all'estero; d. l'esercizio dei diritti politici da parte degli Svizzeri all'estero; e. la prestazione di assistenza in caso di privazione della libertà di Svizzeri all'estero;

f.

il rilascio di documenti d'identità per Svizzeri all'estero; g. l'aggiornamento del registro di stato civile.

2

Serve inoltre da base per la raccolta di dati sulle persone nell'ambito dello svolgimento dei compiti che le rappresentanze svolgono nel quadro dell'AVS/AI facoltativa ai sensi dell'articolo 2 LAVS4 e dell'articolo 3 capoverso 1 lettera b OAF5.

Sezione 2: Dati e loro elaborazione

Art. 3

Dati personali

1

Nel Vera sono memorizzati i seguenti dati personali: a. cognome; b. nome; c. cognome e nome dei genitori; d. sesso; e. data e luogo di nascita; f. stato civile;

g. cittadinanza cantonale e comunale; h. diritti civici;

i.

data della naturalizzazione; j.

iscrizione nel Repertorio svizzero dei segnalamenti; k. professione; l.

indirizzo e mezzi di comunicazione (telefono, fax, posta elettronica); m. estremi del passaporto e della carta d'identità per i documenti rilasciati prima del 1° gennaio 2003;

n. dati sul diritto di voto; o. modifiche dello stato civile; p. lingua; 4 RS

831.10

5 RS

831.111

Ordinanza VERA

3

235.22

q. dati sull'arrivo e sulla partenza; r. dati sull'obbligo di notificazione militare (data del congedo per l'estero, indirizzo del datore di lavoro per i frontalieri, foglio militare); s. depositi; t.

dati sull'assistenza sociale; u. dati sull'adesione al fondo di solidarietà per gli Svizzeri all'estero (Soliswiss) se si dispone dell'autorizzazione scritta della persona immatricolata;

v.6 numero d'assicurato di cui all'articolo 50c della legge federale del 20 dicembre 19467 sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (numero d'assicurato AVS).

2

Per permettere lo svolgimento dei compiti nel quadro dell'AVS facoltativa sono elaborati i seguenti dati personali: a. cognome; b. nome; c. cognome e nome dei genitori; d. sesso; e. data e luogo di nascita; f. stato civile;

g. luoghi di attinenza; h. cittadinanze; i.

indirizzo e mezzi di comunicazione (telefono, fax, posta elettronica); j.

modifiche dello stato civile; k. lingua; l.

dati sull'arrivo e sulla partenza.

a8 Registrazione corrente del numero d'assicurato AVS In caso d'iscrizione in VERA di persone di cittadinanza svizzera a cui non è ancora stato attribuito un numero d'assicurato, VERA richiede all'Ufficio centrale di compensazione la comunicazione del numero d'assicurato AVS. La procedura è disciplinata dall'articolo 134quater dell'ordinanza del 31 ottobre 19479 sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti.

6

Introdotta dal n. 4 dell'all. all'O del 21 nov. 2007 sull'armonizzazione dei registri, in vigore dal 1° gen. 2008 (RS 431.021).

7 RS

831.10

8

Introdotto dal n. 4 dell'all. all'O del 21 nov. 2007 sull'armonizzazione dei registri, in vigore dal 1° gen. 2008 (RS 431.021).

9 RS

831.101

Protezione dei dati 4

235.22

Art. 4

Trattamento di dati personali Le rappresentanze raccolgono e trattano i dati delle persone di cui all'articolo 1.

Art. 5

Comunicazione 1 I dati personali, ad eccezione di quelli di cui all'articolo 3 capoverso 1 lettere j e t, sono comunicati ai seguenti servizi per lo svolgimento dei compiti legali mediante procedura di richiamo e sotto forma di diritto di consultazione: a. alla Direzione politica, Divisione VI, Servizio degli Svizzeri all'estero e Protezione consolare;

b. alla Segreteria generale, Ispettorato consolare e finanziario; c. alla Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari e Amministrazione del personale, Backoffice Pass.

2

I dati personali di cui all'articolo 3 capoverso 2 sono messi a disposizione della Cassa svizzera di compensazione per consultazione su un server separato da VERA, gestito dalla Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari.

3

In singoli casi, i dati personali possono essere comunicati alle autorità se queste ne hanno bisogno per lo svolgimento dei compiti affidati loro dalla legge.

Art. 6

Accesso ai dati

1

L'accesso ai dati memorizzati nel VERA può essere concesso ai servizi autorizzati ed ai relativi collaboratori se ne hanno bisogno per svolgere i compiti affidati loro dalla legge.

2

La Direzione delle risorse e della rete esterna del Dipartimento, Mansioni consolari, controlla ogni anno se continuano a sussistere i presupposti per le autorizzazioni di accesso alla banca di dati.

Sezione 3: Protezione e sicurezza dei dati

Art. 7

Diritto di ricevere informazioni 1

Le persone registrate nel VERA appartenenti a una delle categorie di cui all'articolo 1 possono chiedere per iscritto e documentando la propria identità informazioni sui propri dati personali alla Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari.

2

Le informazioni sono rilasciate per iscritto e sono gratuite.

3

Ai sensi dell'articolo 9 della legge federale del 19 giugno 199210 sulla protezione dei dati, le informazioni possono essere rifiutate, limitate o differite.

10 RS

235.1

Ordinanza VERA

5

235.22

Art. 8

Diritto di

rettifica

Ogni persona può chiedere che i dati errati sulla propria persona siano rettificati.

Art. 9

Obbligo di scrupolosità 1

Le rappresentanze provvedono affinché i dati personali siano trattati conformemente alle prescrizioni.

2

Si accertano che i dati personali che inseriscono nel VERA o che rendono pubblici siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 10

Sicurezza dei dati

1

La Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari, emana un regolamento sul trattamento dei dati che disciplina le misure di organizzazione e sicurezza e il controllo del trattamento dei dati. Conformemente alle disposizioni relative al diritto sulla protezione dei dati, prende adeguate misure organizzative e tecniche.

2

Ogni trattamento di dati deve essere protetto con profili personali degli utenti e con parole di identificazione. I dati sono trasmessi sotto forma di crittogramma.

Art. 11

Verbale Le modifiche nel VERA sono messe costantemente a verbale. I verbali sono conservati per tre anni.

Art. 12

Vigilanza e coordinamento 1

La Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari, esercita la vigilanza sul trattamento dei dati personali nel VERA ai sensi della presente ordinanza e delle istruzioni che ne discendono.

2

Coordina le proprie attività con le altre autorità che partecipano al VERA.

3

Esercita la vigilanza sul rispetto della protezione e della sicurezza dei dati.

Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati

Art. 13

Periodo di conservazione e distruzione 1

Dopo cinque anni si distruggono: a. i dati personali corredati dell'indicazione «partito», sempre che in questo periodo non vi sia stata una nuova registrazione;

b. i dati personali corredati dell'indicazione «defunto».

Protezione dei dati 6

235.22

2

È fatto salvo l'articolo 12 delle Istruzioni del 28 settembre 199911 sull'obbligo generale di offerta e di versamento dei documenti all'Archivio federale, in merito alla gestione di archivi paralleli.

Art. 14

Archiviazione Prima di distruggerli, la Direzione delle risorse e della rete esterna, Mansioni consolari, propone i dati all'Archivio federale.

Sezione 5:12 Disposizioni finali
a Disposizioni transitorie concernenti la modifica del 21 novembre 2007 Il numero d'assicurato AVS delle persone già iscritte in VERA al momento della prima attribuzione e comunicazione completa del numero d'assicurato AVS viene registrato. La procedura è disciplinata dagli articoli 133bis e 134quater dell'ordinanza del 31 ottobre 194713 sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti.

Sezione 6:14 Entrata in vigore

Art. 15

La presente ordinanza entra in vigore 1° luglio 2004.

11 Non pubblicate in RU.

12 Introdotta dal n. 4 dell'all. all'O del 21 nov. 2007 sull'armonizzazione dei registri, in vigore dal 1° gen. 2008 (RS 431.021).

13 RS

831.101

14 Originaria

Sezione

5.